تلعب الدورة المستندية دوراً محورياً في تنظيم وتوثيق كافة العمليات المالية والإدارية داخل المؤسسات، ويُعدّ فهم أهمية الدورة المستندية ومراحلها وأقسامها أمراً بالغ الأهمية لنجاح أيّ مؤسسة، سواءً كانت صغيرة أم كبيرة.
وسنتناول في هذا المقال مفهوم الدورة المستندية، وأهميتها، والمراحل التي تمرّ بها، بالإضافة إلى أقسامها المختلفة وكيفية إدارتها بفعالية.
ماهي الدورة المستندية؟
هي الحركة النظامية للوثائق المالية، مثل الفواتير وأوامر الشراء والإيصالات وغيرها، من خلال مراحل مختلفة في عملية المحاسبة، ويتم تسجيل كل معاملة والتحقق منها، واستخدامها لإنشاء بيانات مالية دقيقة.
وتعتبر هذه الدورة ضرورية لضمان الدقة، القانونية والمصداقية للمعلومات المالية داخل الشركة.
أهمية الدورة المستندية
تحظى الدورة المستندية بأهمية كبيرة في ضمان سير العمليات المالية والإدارية بشكل سليم وواضح، وتبرز أهميتها من خلال عدة نقاط:
توفير الدليل الرئيسي
تعدّ المستندات والسجلات المحاسبية دليلاً رئيسياً يثبت وجود العمليات المالية وتفاصيلها، فهي توفر بيانات موضوعية وموثوقة يمكن التحقق منها من قبل الجهات الحكومية والجهات الخارجية الأخرى.
الاعتراف القانوني
تلعب الدورة المستندية دوراً حاسماً في تأكيد صحة العمليات المالية والمعاملات، والحفاظ على سلامة المؤسسة من الناحية القانونية. فمن المعروف أنه بحالة عدم تسجيل العمليات بالمستندات، من المرجّح أنه لن يعترف بها بين الأفراد أو الشركات أو حتى من الناحية القانونية.
حماية الحقوق المالية
تساعد الدورة المستندية السليمة على حماية حقوق أصحاب المشروع والمواطنين والجهات المتعاملة مع الشركة مالياً، فمع بوجود سجلات دقيقة وموثوقة، تُضمن حسابية العمليات المالية والمعاملات، وبالتالي تجنّب الاحتيال والتلاعب المالي.
دعم التواصل ضمن الشركة
تسهم الدورة المستندية في تعزيز الترابط والتواصل بين الأقسام والإدارات في الشركة، فعندما توثّق وتوفّر المستندات المالية والإدارية بشكل سليم، تتيح الفرصة للفرق والتنسيق بشكل أفضل، مما يعزّز كفاءة العمل وتحقيق الأهداف المشتركة.
اتخاذ القرارات الصحيحة
تدعم الدورة المستندية مديري الشركات في اتخاذ القرارات الصحيحة، فعندما تكون المعلومات المالية والإدارية موثوقة ومتاحة بسهولة، يمكن للمديرين اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على تحليلات دقيقة للبيانات المتاحة.
أقسام الدورة المستندية
تتألّف من عدة أقسام تعمل بشكل متناسق لضمان تدفّق المعلومات والمستندات المالية بشكل سلس ودقيق، ومن أهمها:
المقبوضات النقدية
تشمل جميع العمليات المتعلّقة بتحصيل النقود من العملاء وتسجيلها، سواءً كانت عمليات البيع النقدي، أو تحصيل المدفوعات عن طريق الشيكات أو الحوالات البنكية.
المشتريات الآجلة
هي المشتريات التي يتأجّل سداد ثمنها بعد استلام المواد أو الخدمات من المورّدين، ويشار إلى أن هذه المشتريات تسجّل في حسابات المورّدين الدائنة، وتتابع عمليات السداد، والمتابعة المالية المتعلقة بها.
المصروفات النقدية
تشمل جميع المصروفات التي تُدفع نقداً، مثل تكاليف الرواتب والأجور، ومصروفات الصيانة والإصلاحات، بالإضافة إلى تكاليف الإعلان والتسويق، والمصروفات العامّة الأخرى.
المشتريات النقدية
تتعلّق بعمليات الشراء التي يُدفع ثمنها نقداً، مثل شراء المواد الخام، أو المستلزمات المكتبية، وتسجّل هذه المعاملات، للإبلاغ عن المصروفات، وإدارة المخزون.
المبيعات الآجلة
هي عمليات البيع التي يُمدّ فيها فترة السداد للعملاء بعد تسليم المنتجات أو الخدمات، وتسجل هذه المبيعات في حسابات العملاء المدينة، وتتابع عمليات التحصيل، والمتابعة المالية المتعلّقة بها.
القيود المحاسبية
تعدّ القيود المحاسبية أساسية في عملية تسجيل وتوثيق المعاملات المالية، وتتضمن ترحيل البيانات من المستندات الأصلية إلى السجلات المحاسبية الرئيسية، مما يضمن دقة وموضوعية المعلومات المالية.
المستودعات
تشمل عمليات إدارة ومراقبة المخزون، بما فيها تسجيل وحساب المواد الواردة والمنصرفة، والتحكّم في الكميات المتاحة، وإعداد التقارير الدورية ذات الصلة.
مراحل الدورة المستندية
تتألف الدورة المستندية من عدة مراحل مهمة، تسهم في تنظيم السندات، وإعداد المعلومات المالية اللازمة للشركات والمؤسسات، ويتم عمل هذه الدورة من خلال المراحل التالية:
التسجيل في دفتر اليومية
تبدأ الدورة المستندية بتسجيل المعاملات المالية اليومية في دفتر اليومية، وتسجّل المعلومات والأرقام المهمة، مثل: الفواتير، والدفعات والمشتريات، إضافة إلى المبيعات في هذا الدفتر.
الترحيل إلى دفتر الأستاذ
بعد تسجيل المعاملات في دفتر اليومية، ترحّل هذه المعاملات إلى دفتر الأستاذ، حيث يحوي هذا الدفتر على حسابات مختلفة، تمثّل الأصول والخصوم ورأس المال والإيرادات، بالإضافة إلى المصروفات، وترحّل المعاملات إلى الحسابات الملائمة في دفتر الأستاذ.
إعداد ميزان المراجعة قبل التسوية
يُعد ميزان المراجعة قبل التسوية، لتقييم الوضع المالي للشركة، ويستعرض الرصيد المستحقّ والرصيد النشط في الحسابات المختلفة، للتأكّد من صحتها ومطابقتها للمعاملات المسجّلة.
التسويات الجردية
تشمل هذه المرحلة التدقيق والتحقق من صحة البيانات والأرقام المتعلقة بالجرد، وتقارن الأرصدة المادية للمخزون بالأرصدة المسجّلة في السجلات المحاسبية، للتأكّد من عدم وجود اختلافات غير مبررة.
إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية
بعد إجراء التسويات اللازمة، يتم إعداد ميزان المراجعة النهائي، إذ يعكس الأصول، والخصوم، ورأس المال والإيرادات، فضلاً عن المصروفات لفترة محاسبية معينة، يستخدم هذا الميزان لتقييم أداء الشركة، ومراجعتها من قبل الجهات الخارجية.
إعداد القوائم المالية
تعتبر القوائم المالية الرئيسية مثل قائمة الدخل، وقائمة المركز المالي، جزءاً مهماً من الدورة المستندية، وتعكس قائمة الدخل الإيرادات، والمصروفات، لفترة زمنية معينة، بينما توضّح قائمة المركز المالي: الأصول والخصوم ورأس المال في نقطة زمنية محدّدة.
الفرق بين الدورة المستندية والدورة المحاسبية
تركّز الدورة المستندية المحاسبية على جمع وتسجيل وتوثيق المعاملات المالية، بينما تهدف الدورة المحاسبية إلى استخدام هذه البيانات لإنشاء التقارير المالية.
كيف يساعد نظام SMART ERP في إدارة الدورة المستندية؟
يساهم النظام المحاسبي SMART ERP بشكل كبير في تحسين إدارة الدورة المستندية من خلال مجموعة من الميزات:
إدارة المستندات
يسمح نظام SMART ERP بتسجيل جميع أنواع المستندات من لحظة إنشائها حتى تخزينها، مما يوفّر رؤية شاملة ودقيقة لكل مرحلة من مراحل الدورة المستندية.
الأتمتة
بفضل الأتمتة، يمكن لنظام SMART ERP معالجة المستندات بشكل أسرع وأكثر كفاءة، مما يقلّل من الأخطاء البشرية ويوفر الوقت والجهد.
إدارة النسخ الإلكترونية
يوفر النظام بيئة متكاملة لإدارة النسخ الإلكترونية من المستندات، بما في ذلك الوصول السريع إلى النسخ المحفوظة والأرشفة الذكية.
تحسين التعاون
يوفّر SMART ERP منصة موحّدة حيث يمكن للفرق المختلفة الوصول إلى المستندات والتعاون عليها في الوقت الفعلي، مما يحسّن من التنسيق وسرعة اتخاذ القرارات.
الأمان وتحديد صلاحيات المستخدمين
يضمن نظام SMART ERP مستويات عالية من الأمان والتحكّم بصلاحيات المستخدمين، حيث يمكن تحديد من يمكنه الوصول إلى المستندات وتعديلها، مما يحمي المعلومات الحساسة.
التقارير والتحليلات
يتيح نظام SMART ERP استخراج تقارير دقيقة ومفصّلة حول حالة الدورة المستندية، مما يساعد في تحسين العمليات وتحديد نقاط الضعف وتطويرها.
تكامل البيانات
يتكامل النظام بسلاسة مع الأنظمة الأخرى في المؤسسة، مثل إدارة المالية والمشتريات والمبيعات، مما يتيح رؤية موحّدة وشاملة لجميع العمليات.
وفي الختام..
تضمن الدورة المستندية سير العمليات بسلاسة وفعالية، كما تعزّز من قدرة المؤسسة على اتخاذ قرارات مستنيرة، فمن خلال فهم أهمية هذه الدورة ومراحلها وأقسامها، يمكن للمؤسسات تحسين عملياتها، وزيادة مستوى الكفاءة والشفافية، وتحقيق النجاح المستدام والنموّ المستقبليّ.
الأسئلة الشائعة
هي سلسلة من العمليات التي تشمل إعداد ومراجعة وتخزين المستندات المالية والإدارية داخل المؤسسة لضمان الدقة والشفافية.
تضمن الدورة المستندية تنظيم العمليات، تسهيل المراجعة، وتقليل الأخطاء، مما يعزّز الكفاءة والشفافية داخل المؤسسة.
التسجيل في دفتر اليومية، الترحيل إلى دفتر الأستاذ، إعداد ميزان المراجعة قبل التسوية، التسويات الجردية، إعداد ميزان المراجعة بعد التسوية، إعداد القوائم المالية.
من خلال الأتمتة، توفير نظام تتبّع دقيق، وتأمين الوصول إلى المستندات.
التأكّد من دقة المستندات، حفظ السجلات بشكل صحيح، والتكيّف مع التغييرات التكنولوجية.
