الدورة المستندية للمخزون هي عملية تتبع الحركة والتدفقات للمواد والسلع في المخزون منذ دخولها حتى خروجها.

حيث تعتبر هذه الدورة أساسية لضمان تحقيق التوازن بين الإمدادات والطلبات، وضبط مستوى المخزون بشكل فعال.

وتبدأ الدورة المستندية للمخزون بعملية شراء المواد أو السلع من الموردين، حيث يتم استلامها وتسجيلها في سجلات المخزون.

وبعدها يتم تخزينها وفقًا لأساليب التخزين المناسبة، مع مراقبة درجات الحرارة وظروف التخزين.

ثم يأتي دور إدارة المخزون في مرحلة تحديد احتياجات الإنتاج أو البيع، حيث يتم استخدام نظام إدارة المخزون لضبط كميات الطلب وضمان عدم ترك أية فجوات في التوريد.

وللدورة المستندية للمخزون تحديات كثيرة، كمخزون زائد أو نقص في المخزون أو حتى خطأ بشري حسابي يتسبب بنتائج غير صحيحة.

لهذا كانت أتمتة إدارة المخزون في نظام محاسبي ERP, حلًا ذكيًا لتوفير الكثير من الجهد والوقت في الدورة المستندية للمخزون.

تابع معي مقالًا شاملًا عن إدارة المخزون، وكيف تتم أتمتة عمليات الدورة المستندية للمخزون عبر نظام ERP.

ما هي إدارة المخزون؟

تتضمن عملية إدارة المخزون طلب المنتجات المادية للشركة وتخزينها وشحنها.

كما أن الهدف الأساسي لبرنامج إدارة المخزون، وتحديد الدورة المستندية للمخزون، هو تقليل تكاليف الاحتفاظ من خلال توفير رؤية وتنبيهات عندما يحين وقت إعادة طلب المنتجات أو إعادة تخزينها أو إعادة تصنيعها.

حيث أن سوء إدارة المخزون يمكن أن يكون له عواقب وخيمة، إما أن تخسر الشركات أموالاً على المبيعات التي لا يمكن تحقيقها أو تهدر الأموال بسبب وجود مخزون كبير جدًا (أو حتى سيئ).

ويعمل نظام إدارة المخزون الفعال لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) على تقليل النفقات العامة وزيادة الكفاءة من خلال معالجة عدد من تحديات المخزون الشائعة.

تحديات المخزون الشائعة التي يساعد نظام جرد ERP في حلها

يمكن أن يؤدي الافتقار في إدارة المخزون إلى إحداث فوضى في الأعمال التجارية.

ولحسن الحظ، يمكن حل تحديات المخزون الأكثر شيوعًا عن طريق الترقية إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP), الذي يعمل على أتمتة عمليات الدورة المستندية للمخزون وتوحيدها.
يمكن أن يساعدك نظام جرد ERP على تجنب:

•  المخزون الزائد
•  نقص المخزون
•  المخزون الميت
•  معدل دوران المخزون

إذا كانت شركتك تبيع منتجات موسمية، فمن المحتمل أن تتجنب تحمل المخزون الزائد، الذي يؤدي وجود مخزون كبير جدًا إلى تقليل السيولة وزيادة النفقات العامة، لكن التنبؤ بشكل متحفظ جدًا يمكن أن يؤدي إلى نقص المخزون.

كمايمكن لنظام مخزون ERP تحليل بيانات المبيعات والاتجاهات الموسمية السابقة لتعيين هوامش أمان واقعية.

أولًا، نقص المخزون (نفاد المخزون)

يمكن أن يكون نقص المخزون مكلفًا مثل المخزون الزائد.
فإذا كان هامش الربح لمنتجك مرتفعًا والمساحة الخاصة بك تنافسية، فإن عدم وجود مخزون كافٍ خلال فترات ذروة البيع يمكن أن يكون ضارًا.

حيث يسمح برنامج مخزون ERP بتعيين “المستويات الاسمية” (الحد الأدنى لحدود المخزون) لكل منتج وتغييرها على مدار العام، إذا لزم الأمر.

و إذا انخفض مخزون منتج ما عن المستوى الاسمي المحدد، فسيتم إرسال تنبيه على الفور لطلب المزيد.
إذا تم دمجه مع برنامج الأتمتة المناسب، فيمكن لنظام إدارة المخزون ERP إنشاء طلب الشراء وإرساله تلقائيًا.

ثانيًا، المخزون الميت

هو المخزون الموجود الذي انتهت صلاحيته أو غير مستخدم أو غير مباع أو منسي.

حيث يعد وجود مخزون ميت ضارًا بشكل خاص لأنه يهدر الأموال على جبهتين منفصلتين؛ لا يمكن استرداد التكلفة الأصلية للبضائع المباعة، وتزداد تكاليف التخزين في كل يوم يتم فيه بقاء المنتج.

ويقوم نظام مخزون ERP بتتبع كافة البيانات المتعلقة بوقت شراء المنتجات أو تصنيعها، ومتى تنتهي صلاحيتها، ومتى تصبح غير مربحة.

مرة أخرى، يمكن إعداد التنبيهات للإخطار عندما يصبح المخزون ميتًا، عبر تنبيهات إنتهاء الصلاحية.

ثالثًا، معدل دوران المخزون

يعد فهم معدل دوران المخزون أمرًا بالغ الأهمية لمعرفة متى يجب إعادة طلب المنتجات أو إعادة تصنيعها.

إن حساب احتياجات مخزونك من الوقت يدويًا( دورة العد + دورة الطلب + دورة التسليم) لا يستغرق وقتًا طويلاً فحسب، بل هناك مجال كبير للخطأ البشري.

حيث تعمل أتمتة هذه العملية على التأكد من استمرار عملك في العمل بين فترات الطلب.
يمكن لاستشارات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) توجيه هذه العملية بسهولة.

ما هي الدورة المستندية للمخزون؟

تبدأ الدورة المستندية للمخازن، بعد إصدار أمر الشراء، لأخذ القرار بقبول أو رفض الشحنة، ولا يمكننا تحديدها ضمن قواعد ثابتة، حيث تختلف هذه الدورة من نشاط إلى آخر.

ولكن هناك بعض الأساسيات التي من الغالب تواجدها في جميع المخازن:

1.استلام البضاعة المخزنية وفحصها
2. إضافة سند للمنتجات باستلام نهائي
3. سند إعادة منتج إلى المورد
4. سند عودة المنتج لمخزنك من العميل
5. سند إذن صرف
6. التحويل بين فروع المخازن
7. سندات مراقبة المخزون

ما أهمية الدورة المستندية للمخزون؟

يمكن اعتبار الدورة المستندية للمخزون الجزء الأكثر أهمية في مخزون الشركة حيث أن هذه هي السلع المستخدمة للاستجابة لتوقعات المبيعات والمشتريات والطلب المنتظمة.

ولذلك فإن التنبؤ بمتطلبات مخزون الدورة ضروري لضمان الأداء الأمثل للأعمال.

تساعد الدورة المستندية للمخزون الشركات بعدة طرق مختلفة:

1. تجنب الإفراط في التخزين، أي طلب كميات زائدة من المخزون والاحتفاظ بها.

2. تجنب نفاذ المخزون، أي نفاد البضائع وعدم القدرة على تلبية طلبات العملاء.

3. تقليل التكاليف المتعلقة بتخزين ومعالجة المخزون من خلال الاحتفاظ فقط بالكميات المثلى من المخزون.

4. زيادة رضا العملاء من خلال تحسين مستوى خدمة الشركة، أي إبقاء المهل الزمنية قصيرة والتأكد من إبقاء المبيعات المفقودة عند الحد الأدنى

5. الاحتفاظ بالكمية اللازمة من مخزون السلامة من خلال عدم الاضطرار إلى الانخفاض في المخزن المؤقت للمخزون بسبب استنفاد الدورة المستندية للمخزون غير المرئي.

6. تحسين التدفق النقدي من خلال ضمان إمكانية تلبية طلبات العملاء وتجديد المخزون بمعدل معقول.

كيف يساعدك النظام المحاسبي SMART ERP في إدارة المخزون؟

لا مزيد من نفاد الكميات بعد الآن بفضل استراتيجيات إدارة المخزون في النظام المحاسبي SMART ERP، كالدورة المستندية للمخزون بعملياتها كافة، والتحويلات المخزنية بين الفروع والمستودعات، وقائمة الجرد المخزني.

1. بقلل من فرص نفاد بضاعة المخزون وسرّع العمليات، واحصل على نظرة عامة كاملة بفضل نظام إدارة المخزون في النظام المحاسبي SMART ERP.

2. يسرّع من عمليات الاستلام وضبط الجودة والتخزين، وتتبع جميع العناصر في المخزون بما في ذلك الكميات المتاحة والمباعة والمشتراة.

3. يسجّل جميع عمليات التوريد والشحن، الأمر الذي يسهًل على الشركة تحديث مستويات المخزون وضبطها وفقًا للاحتياجات.

4. يُظهر النظام المحاسبي SMART ERP مستوى المخزون في الوقت الفعلي، مما يسهل على فرق الإدارة اتخاذ قرارات سريعة وفعالة.

5. يُسهِّل النظام تحديد نقاط إعادة التوريد لضمان ألا تُفْقَد أية فرص للبيع بسبب نفاد المخزون.

6. يُولِّد النظام تقارير دورية حول حالة المخزون وأدائه، مما يُسَهِّل على فرق الإدارة اتخاذ قرارات استراتيجية لإدارة المخزون بشكل أفضل.

7. إعداد ميزان المراجعة قبل وبعد التسوية، والقوائم المالية، وقائمة المركز المالي.

اكتشف كيف يُسَهِّل النظام المحاسبي SMART ERP إدارة المخزون من خلال توفير رؤى دقيقة حول حالته وأدائه، مما يمنحك رؤية واضحة لتتخذ قرارات صحيحة.

يمكنك التواصل معنا من هنا، لطلب النسخة التجريبية المجانية والاشتراك.