أصبح العمل عن بُعد أحد الاتجاهات السائدة في حاضر و مستقبل الأعمال والشركات، وخاصّة مع تقدّم التكنولوجيا، وانتشار وباء كوفيد19 الذي غزا العالم في السنوات السابقة، حيث فضّل الكثيرون من أصحاب الأعمال تشغيل موظفيهم عن بُعد.

 بينما كانت للبعض الآخر أسباب أخرى تتعلق بالتوفير، فبدلاً من استئجار المكاتب ودفع مصاريفها التي لا تنتهي، كان تشغيل موظفين عن بُعد هو الحلّ الأمثل، كما برز أسلوب العمل عن بُعد كوسيلة لتعزيز الإنتاجية وتوفير المرونة للموظفين.

وعلى الرغم من أهمية العمل عن بُعد، إلا أن هناك تحدّيات كبيرة تواجه القادة والمديرين في إدارة الفرق الافتراضية. سنتناول في مقالنا كيف يمكن التغلّب على هذه التحديات، وكيف يلعب نظام إدارة شؤون الموظفين SMART HR دوراً مهماً في دعم هذه العملية.

تحدّيات العمل عن بُعد

تتعدّد التحدّيات المرتبطة بالعمل عن بُعد، ومن أبرزها:

التحدّيات العامّة

مشاكل في التواصل

 قد تواجه فرق العمل صعوبات في التواصل ضمن بيئة العمل الافتراضية، مما يؤدي إلى سوء الفهم أو نقص المعلومات.

ضعف التركيز والتشتت

يمكن أن يؤدي العمل من المنزل إلى تشتيت الانتباه بسبب المسؤوليات المنزلية والانقطاعات، مما يؤثر على الإنتاجية.

الشعور بالعزلة

قد يشعر الموظفون بالعزلة والوحدة بسبب عدم وجود تفاعل اجتماعي مباشر مع الزملاء، مما قد يؤثر على معنوياتهم وإنتاجيتهم.

صعوبة بناء الثقة

 تعتبر الثقة من العناصر الحيوية لنجاح أي فريق، ومع غياب اللقاءات الشخصية، قد يكون من الصعب بناء علاقات قائمة على الثقة بين أعضاء الفريق.

صعوبة تحسين الإنتاجية

على الرغم من الإمكانات التي يوفرها العمل عن بُعد، إلا أن بعض الأفراد قد يواجهون صعوبة في الحفاظ على مستوى عالٍ من الإنتاجية دون إشراف مباشر.

صعوبة إدارة الوقت

قد يكون من الصعب على الموظفين إدارة وقتهم بشكل فعال وتنظيم مهامهم، مما يؤثر على توازن العمل والحياة الشخصية.

التحدّيات التقنية

صعوبة الوصول إلى التكنولوجيا

قد يواجه بعض الموظفين صعوبة في الوصول إلى التكنولوجيا اللازمة للعمل عن بُعد، مثل الإنترنت السريع والأجهزة المناسبة، مما قد يعيق إنتاجيتهم.

صعوبة استخدام الأدوات التكنولوجية

قد يواجه الموظفون صعوبة في استخدام الأدوات التكنولوجية المختلفة التي تتطلبها بيئة العمل عن بُعد، مما قد يؤثر على كفاءتهم.

تحدّيات خاصة بالإدارات

صعوبة مراقبة الأداء

قد يجد المديرون صعوبة في مراقبة أداء فرقهم عن بُعد، والتأكّد من أنهم يقومون بمهامهم بشكل فعال.

صعوبة تقديم التوجيه والدعم

قد يكون من الصعب على المديرين تقديم التوجيه والدعم للموظفين عن بُعد بنفس الفعالية التي يقدمونها في بيئة العمل التقليدية.

حلول للتغلّب على تحدّيات العمل عن بُعد

تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح

يساعد على تجنّب التداخل في المهام ويضمن سير العمل بسلاسة.

إنشاء ثقافة قوية عبر الإنترنت

شارك قيم الشركة وأهدافها بشكل دوري ليشعر الجميع بأنهم جزء من فريق موحّد.

تحديد قنوات اتصال واضحة ومتاحة للجميع

اختر أدوات اتصال رسمية (مثل البريد الإلكتروني، Slack، Teams) لتسهيل التواصل.

استخدام أدوات التعاون عبر الإنترنت

مثل  Trello، Asana، Google Workspace  لتنسيق المهام والعمل الجماعي.

تنظيم اجتماعات دورية

عبر الفيديو أو الصوت لمتابعة التقدم وتقديم الدعم.

تشجيع التواصل الاجتماعي بين الموظفين

من خلال فعاليات افتراضية غير رسمية لبناء روح الفريق وتقليل العزلة.

توفير التدريب المستمر

لتطوير مهارات الموظفين في استخدام الأدوات الرقمية وإدارة الفرق عن بُعد.

توفير الدعم الفني السريع

لحلّ أي مشاكل تقنية قد تعيق سير العمل.

تهيئة بيئة عمل مريحة في المنزل

تنظيم المكتب، الإضاءة، والجلوس المريح لتحسين التركيز وتقليل التشتت.

الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة الشخصية

تخصيص وقت للراحة وتحديد ساعات عمل واضحة لتجنّب الإرهاق.

تطبيق استراتيجيات لتحفيز الموظفين

مثل المكافآت والتقدير العلني للأداء المتميز.

تقييم الأداء بانتظام

تقديم ملاحظات بنّاءة ومتابعة التطوّر لضمان تحسين الإنتاجية.

نظام SMART HR: أحد أدوات إدارة الفرق عن بُعد

يعتبر نظام إدارة شؤون الموظفين SMART HR أحد أهم الأدوات والتقنيات التي يمكن أن تسهم في تعزيز التواصل وتحسين الأداء، بالإضافة إلىحلّ المشكلات التي قد تظهر في عملية إدارة الفرق الافتراضية.

يقدّم SMART HR خصائص متقدّمة لدعم العمل عن بُعد، ومن هذه الخصائص:

• توفير واجهات سهلة ومرنة مع ميزات كثيرة مصمّمة لتحرير الموظف من ضغوط العمل.
• التركيز على إنتاجية الموظف مع تتبع الحضور والانصراف والرواتب.
• إجراء تقييمات أداء متقدمة وتتبع مشروعات التطوير الوظيفي.
• تطبيق جوال مجاني للمتابعة اللحظية لأداء سير العمل والتواصل مع الموظفين.
• توفير أدوات تنظيم الإجازات وجدولة العمل، مما يساعد الموظفين على تحقيق توازن أفضل بين حياتهم المهنية والشخصية.
• تسهيل التواصل الفعّال بين الموظفين والإدارة، مما يقلل من سوء الفهم ويعزز بيئة عمل إيجابية.
• توفير برامج تدريبية مخصّصة تساعد الموظفين على تطوير مهاراتهم، مما يقلل من التوتر الناتج عن نقص المعرفة أو الخبرة.

وفي النهاية..

يمثّل العمل عن بُعد تحوّلاً كبيراً في الطريقة التي نعمل بها، ومع ذلك، فإنه يأتي مع مجموعة من التحدّيات الخاصة، إلاّ أنه وباستخدام الأدوات المناسبة مثل نظام إدارة شؤون الموظفين SMART HR، وتطبيق استراتيجيات القيادة الرقمية الفعّالة، يمكن للقادة إدارة الفرق الافتراضية بنجاح، وتعزيز التواصل وبناء الثقة.

الأسئلة الشائعة