تعتبر عملية جرد المخزون إحدى المهام الأساسية التي تقوم بها الشركات باختلاف أنواعها ومجالات عملها لمعرفة ما تمتلكه في مخزونها بشكل كامل، فما هي عملية جرد المخزون: الأهمية،الأنواع، وطرق الحساب؟
مفهوم جرد المخزون
يمكن تعريف جرد المخزون بأنها العملية التي تقوم بها إدارات الشركات للتعرّف على ما لديها من مواد خامّ أو منتجات مؤهلة للبيع، فهي عملية عدّ وحساب العناصر والسلع الجاهزة والمواد الخام وغيرها من المواد التي تمتلكها الشركات الكبيرة أو المحلات التجارية المتوسطة والصغيرة في مخازنها، وتستخدمها في عمليات الإنتاج أو البيع بحسب نشاطها.
وسنتناول في هذا المقال من سمارت لايف كل ما يتعلّق بعملية جرد المخزون وإبراز أهميته وأنواعه المختلفة وطرق حسابه.
أهمية جرد المخزون
يهدف جرد المخزون إلى معرفة مقدار البضائع أو المنتجات التي من المفترض أن يتم بيعها، وكذلك التعرف على كميات المواد الخام المتوفرة، حيث يتم تقييم المخزون بنهاية السنة المالية لحساب تكلفة البضاعة المباعة ومعرفة تكلفة المخزون غير المباع، وهذا الأمر يؤثر بشكل كبير على أرباح المؤسسات التجارية.
وتتجلى أهمية جرد المخزون بعدة نقاط منها:
معرفة إجمالي الأرباح
يساهم جرد المخازن (وهو الفارق بين حجم المبيعات وتكلفة البضاعة المباعة) في التعرف على قيمة إجمالي الأرباح التي تجنيها الشركة، وللتعرف على إجمالي الربح يتم مطابقة تكلفة البضاعة المباعة مع إيرادات الفترة المحاسبية، من خلال استخدام المعادلة التالية:
تكلفة البضاعة المباعة = المخزون الافتتاحي + المشتريات – المخزون الختامي
وتوضح هذه المعادلة إلى أي مدى تؤثر كمية وقيمة المخزون على التكلفة التي تتكبدها الشركات في الإنتاج وبالتالي تؤثر على إجمالي الأرباح التي تحصدها الشركة بنهاية السنة المالية.
التأكّد من المركز المالي
تساعد معرفة قيمة المخزون الختامي في الميزانية العمومية في تحديد المركز المالي للشركة، حيث من الممكن أن تؤدي المبالغة في زيادة أو نقصان هذا المخزون إلى إعطاء صورة غير صحيحة عن مركز رأس المال العامل وإظهار الوضع المالي العام للشركة.
ضمان عدم تلف المخزون
يضمن لك جرد المخزون معرفة العناصر التي تقترب من تاريخ انتهاء صلاحيتها قبل حدوث ذلك، ووضع خطة واضحة لاستخدام هذه العناصر في الإنتاج أو تطبيق العروض والخصومات عليها حتى يتم بيعها قبل انتهاء صلاحيتها.
الموازنة بين العرض والطلب
يمكن بسهولة تتبع المخزون لتجنّب نقص المخزون، أو زيادته عن الحاجة وذلك باستخدام عملية جرد فعّالة، كما يمكن معرفة أي البضائع مطلوبة بشكل أكبر، أو أي المواد الخام يتم استهلاكها أكثر في الإنتاج، وهو ما يسمح للشخص الذي يقوم بالجرد من العمل على توفيرها في الوقت المناسب، وتحقيق التوازن بين الطلب والعرض.
الكشف عن السرقة والاختلاس
يجب على الشركات إجراء جرد بشكل دوري كل فترة ومطابقة ما هو موجود بالمخازن بما يتم تسجيله في الدفاتر حيث يساعد جرد المخزون على منع عمليات سرقة المخازن.
ولا بدّ أن تعتمد الشركات أيضاً على إجراء جرد مفاجئ بين الفترة والأخرى دون علم أحد؛ لتكتشف عمليات السرقة والاختلاس التي قد يقوم بها أحد موظفيها.
بناء سمعة مثالية
يؤدي تلبية احتياجات العملاء باستمرار وبدون تأخير أو انقطاع الى رضا العملاء وضمان عودتهم واكتسابهم كعملاء دائمين لدى الشركة، وهذا يبني لشركتك سمعة مثالية في السوق، ويدفع بالعملاء إلى الحديث عن تجاربهم الإيجابية مع شركتك، وبالتالي تكسب عملاء جدد، وتزيد من الأرباح.
أنواع جرد المخزون
الجرد الدوري
ويكون هذا النوع مفيدًا وفعّالًا بالنسبة للشركات المتوسطة والصغيرة التي تمتلك عدداً قليلاً من المنتجات أو المواد الخام، وهو الجرد الذي يتم في نهاية كل فترة زمنية محددة، حيث تقوم الشركة بحساب المخزون وتكلفة البضائع المباعة في نهاية الفترة، ويُعد هذا النوع سهل التنفيذ، إلّا أنّه يحدّ من التفاصيل التي تعرفها الشركة عن مخزونها في أي وقت محدد خلال الفترة المحاسبية.
الجرد المستمر
يتيح هذا الجرد للشركات تتبع المخزون الخاص بها في الوقت الفعلي من خلال استخدام أنظمة نقاط البيع، وبعد كل معاملة تجارية، ويكون هذا النوع مناسبًا للشركات الكبيرة التي تتتبع مبيعات كبيرة الحجم لدقته العالية، ولا يعني ذلك استغناء هذه الشركات عن جرد المخزون الدوري، فهو ما يزال ضروريًا بالنسبة لها، ولكن يتم إجراؤه بشكل أقل من المعتاد، وبحجم وتكلفة أقل.
الجرد المفاجئ
الهدف الرئيسي له هو التأكد من سلامة المخزون، وصحة إعداد البضائع أو المواد الخام، ومقارنتها بما هو موجود بالدفاتر، وبذلك يُمكن للشركة اكتشاف أي عمليات اختلاس أو سرقة محتملة.
طرق حساب جرد المخزون
تتنوع طرق حساب جرد المخزون التي تستخدمها المشاريع في عملية جرد المواد ضمن مخازنها، ومن هذه الطرق:
طريقة FIFO
تعني الوارد أولاً، يخرج أولاً، أيّ العنصر الأقدم في المخزون هو أول عنصر يتم بيعه، وهي طريقة رائعة للحفاظ على المخزون جديدًا، وهي الطريقة الأكثر منطقية لأنّ الشركات تستخدم عادة مخزونها الأقدم أولًا في إنتاج سلعها أو بيعها.
طريقة LIFO
بمعنى الوارد أخيراً يخرج أولاً، أيّ أن العنصر الأحدث في المخزون هو أول عنصر يتم بيعه، وتُساعد هذه الطريقة على منع تلف المخزون.
تحليل ABC
يتم في هذه الطريقة تصنيف عناصر المخزون إلى 3 فئات، بحيث تحدد هذه الطريقة العناصر التي يجب إعادة طلبها بشكل متكرر والعناصر التي لا يجب إعادة طلبها، وتكون الفئات كما يأتي:
A: للعناصر ذات القيمة العالية مع مبيعات منخفضة.
B: للعناصر ذات القيمة المتوسطة مع مبيعات معتدلة.
C: للعناصر منخفضة القيمة مع مبيعات مرتفعة.
طريقة التكلفة المتوسطة
تقوم على حساب تكلفة جميع الخامات والمنتجات الموجودة في المخزن، وتفيد هذه الطريقة في ارتباط المواد في المخزن ببعضها وعدم إمكانية فصلها عن بعضها البعض، وبعد تجميع كل المنتجات يتم حساب متوسط التكلفة لكل وحدة في المخزن على حدى من خلال المعادلة التالية:
متوسط تكلفة الوحدة = التكلفة الإجمالية للسلع بالمخزن ÷ إجمالي عدد الوحدات الموجودة في المخزن.
طريقة “في الوقت المناسب” (JIT)
تطلب الشركات من خلال هذه الطريقة فقط ما يحتاجون إليه فورياً، ويعني ذلك عدم وجود مخزون زائد في متناول اليد، وهذه الطريقة توفر على الشركة تكاليف التخزين وتأمين المخزون، إلّا أنّها طريقة خطرة لأن التأخير البسيط في طلب مخزون جديد قد يؤدي إلى نفاد المخزون، وبالتالي استياء العملاء وخسارتهم.
نظام SMART ERP: النظام المحاسبي الأفضل لجرد المخزون
يمتلك نظام SMART ERP عدة استراتيجيات تجعله الرائد بين الأنظمة المحاسبية في إدارة المخزون، كالدورة المستندية للمخزون بعملياتها كافة، والتحويلات المخزنية بين الفروع والمستودعات، وقائمة الجرد المخزني، كما يمتلك عدة مزايا تسهّل عملية جرد المخزون:
1. يقلل من فرص نفاد بضاعة المخزون ويسرّع العمليات.
2. يسرّع من عمليات الاستلام وضبط الجودة والتخزين، وتتبع جميع العناصر في المخزون بما في ذلك الكميات المتاحة والمباعة والمشتراة.
3. يسجّل جميع عمليات التوريد والشحن، الأمر الذي يسهًل على الشركة تحديث مستويات المخزون وضبطها وفقًا للاحتياجات.
4. يوضّح مستوى المخزون في الوقت الفعلي، مما يسهل على فرق الإدارة اتخاذ قرارات سريعة وفعالة.
5. يسهِّل تحديد نقاط إعادة التوريد لضمان ألا تُفْقَد أية فرص للبيع بسبب نفاد المخزون.
6. يولِّد النظام تقارير دورية حول حالة المخزون وأدائه، مما يُسَهِّل على فرق الإدارة اتخاذ قرارات استراتيجية لإدارة المخزون بشكل أفضل.
7. إعداد ميزان المراجعة قبل وبعد التسوية، والقوائم المالية، وقائمة المركز المالي.
8. توفير رؤى دقيقة حول حالة المخزون وأدائه، مما يمنح رؤية واضحة لاتخاذ القرارات الصحيحة.
وفي الختام..
نستنتج أن عملية جرد المخزون ليست مجرّد إجراء روتيني، بل هي عملية حاسمة لضمان فعالية الإدارة وتحقيق التوازن بين العرض والطلب، من خلال فهم أهمية المخزون وتطبيق الطرق الصحيحة لجرده، يمكن للشركات تحقيق نجاح مستدام وتحسين أدائها بشكل عام.
الأسئلة الشائعة
هو عملية حساب وتسجيل المواد الخام والمنتجات المتوفرة في المخازن، لضمان دقة السجلات المالية وتقييم الحاجة لإعادة الطلب أو تصفية المخزون الزائد.
الجرد المستمرّ، الجرد الدوري، والجرد المفاجئ.
يساعد جرد المخزون في معرفة كمية البضائع المتوفرة، تقييم الأرباح، منع السرقة، وتقليل الفاقد والخسائر.
يتضمن جرد المخزون خطوات مثل التخطيط، العدّ المادي، التحقق من النتائج، إجراء التعديلات، وتوثيق النتائج.
تشمل التحديات: الدقة في العدّ، الوقت المستغرق، التكاليف، والتعامل مع التباينات بين الجرد الفعلي والسجلات.
