عند ذكرنا نظام فعال لإدارة الأداء، نجد أنه ليس مجالًا سهل التنقل فيه، حيث إنه يتطور باستمرار، مع أتمتة مهام الموارد البشرية، ومن هنا تأتي الحاجة الملحة إلى نظام HR سحابي فعال في الشركات.
ومع ظهور اتجاهات جديدة لإدارة أداء الموظفين كل عام، غالبًا ما تخطئ إدارات الموارد البشرية في فهمها تمامًا، وهذا ما يؤدي إلى شعور الموظفين بالارتباك وعدم التحفيز وعدم الانخراط في بيئة العمل.
ولحسن الحظ، هناك المزيد والمزيد من الشركات التي تستيقظ الآن على أهمية (والفوائد الناتجة) لأنظمة أتمتة المهام، لتحقيق نظام فعال لإدارة الأداء.
حيث تتمثل الخطوة الأولى نحو تنشيط عمليات الأداء الحالية في الشركات وتحسينها، وفهم ما هو نظام إدارة الأداء، وكيف تختار نظام موارد بشرية سحابي، أفضل لشركتك.
هذا ماسوف نتحدث عنه بالضّبط، في مقالنا التالي..
نظام فعال لإدارة الأداء : كيف تختار نظام موارد بشرية مناسب؟
سواء كنت مدير موارد بشرية، أو صاحب شركة، فأنت بحاجة إلى نظام فعال لإدارة الأداء، من خلال البحث في الأنظمة السّحابية المتوفر في الأسواق.
تلك التي يحتاجها الموظف والمدير، لأتمتة المهام وإصدار التقارير، وكذلك لتوفير نظام فعال لإدارة الأداء.
لأنه في النهاية سوف يكون تحقيق الأهداف والإنجاز، هو غاية العمل في الشركة.
ما هي إدارة الأداء؟ (تعريف إدارة الأداء)
عند مناقشة نظام فعال لإدارة الأداء ، سيفكر الكثير من الناس على الفور في عملية مراجعة الأداء السنوية، لكن تقييم الأداء ليس سوى عنصر واحد، هو مراجعة عمل كل موظف في الشركة والاتفاق على عناصر محددة لتحقيق فعالية الأداء.
يقدم مايكل أرمسترونج أحد أفضل تعريفات إدارة الأداء في كتيب إدارة الأداء الخاص به، والذي يحدد بعناية وبوضوح دورة إدارة أداء Armstrong:
(( إدارة الأداء هي العملية المستمرة لتحسين الأداء من خلال تحديد أهداف فردية وجماعية تتماشى مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة، وتخطيط الأداء لتحقيق الأهداف، ومراجعة وتقييم التقدم، وتطوير معارف ومهارات وقدرات الناس)).
النقطة الأساسية هنا، هي أن إدارة الأداء عملية مستمرة، وليست مرة في السنة، لذلك يجب أن تجمع إدارة أداء الجودة بين عدد من الأنشطة المختلفة والمتكاملة لتشكيل “دورة إدارة أداء” مستمرة.
ما هي مراحل دورة إدارة الأداء؟
المرحلة الأولى من دورة إدارة أداء Armstrong هي مرحلة “التخطيط” للفترة القادمة، ويجب يجب أن يشمل التخطيط:
- الاتفاق على أهداف SMART
- خطة تنمية شخصية
- الإجراءات التي سيتم اتخاذها في الأشهر المقبلة
- مراجعة لمتطلبات الوظيفة للموظف ، وتحديث ملف تعريف الدور عند الضرورة.
تاريخيًا، كانت الشركات تميل إلى تنفيذ مرحلة التخطيط هذه مرة واحدة في السنة،
ومع تزايد مرونة بيئة الأعمال وسرعة الحركة، تقوم العديد من الشركات بتكييف عملياتها لتحديد أهداف “قصيرة المدى” كل ثلاثة أشهر.
يجب أن تغذي أهداف الشركة وقيمها تخطيط الأداء لضمان توافق الأداء الفردي مع الاستراتيجية العامة للمؤسسة، على وجه التحديد.
كما يجب أن يساهم كل هدف SMART في تحقيق واحد أو أكثر من أهداف الشركة.
وفي الوقت نفسه، يجب أن يأخذ تخطيط التنمية الشخصية في الاعتبار السلوكيات أو المهارات أو المعرفة التي يحتاجها الفرد لتطويرها لتحقيق أهدافها بنجاح.
وبالمثل، يحتاج المديرون إلى التحقق من موظفيهم بانتظام، كما يجب عليهم تقديم ملاحظات متكررة وفعالة واستخدام مهارات التدريب.
وذلك لمساعدة أعضاء فريقهم على التغلب على التحديات وتحديد فرص التعلم وتحسين الأداء.
إذا تُرك هذا حتى مراجعة نهاية العام، فقد فات الأوان، وقد ينتهي الأمر بتحقيق الأهداف وخطط التنمية جزئيًا فقط.!
كيف تبدو دورة إدارة الأداء المستمر الجديدة؟
منذ عام 2015، تم تبني فلسفة إدارة الأداء المستمر من قبل الشركات الرائدة، التي تخلت عن تقييمات الأداء التقليدية مرة واحدة في العام لصالح “تسجيلات الوصول” المنتظمة وردود الفعل المتكررة (أو في الوقت الفعلي).
عادة ما تكون مناقشات الأداء المنتظمة هذه تنموية وتركز على المستقبل، كماأنها توفر لأعضاء الفريق فرصة على مدار العام لاستكشاف ما تم بشكل جيد وكيف يمكن تكرار النجاح،.
وإن أي تحديات تواجههم، وكيف يمكن التغلب عليها – والاتفاق على الإجراءات التي يجب على كل من الفرد والمدير اتخاذها لتطوير الفرد ومواصلة تحسين أدائهم.
تعتبر عمليات تسجيل الوصول هذه أيضًا فرصة رائعة للتعامل مع تطوير الموظفين مع توفير فرص التدريب وتعزيز توقعات الأداء بانتظام.
إليك كيف تبدو عملية إدارة الأداء المستمر هذه عادةً في الشركات الرائدة.
العناصر الأساسية اللازمة لإدارة الأداء
هناك عدد قليل من العناصر الأساسية المشاركة في بناء إطار نظام فعال لإدارة الأداء، سوف نذكرها هنا تباعًا:
أولًا، تحديد الأهداف
تحتاج إلى تحديد الأهداف بالطريقة الصحيحة، والتي يجب أن تكون ذات مغزى ومفهومة، كما يجب أن يكون لدى الموظفين سياق يوضح سبب أهمية هذه الأهداف الفردية وكيف يقومون بتعزيز الأهداف التنظيمية.
سيهتم الموظفون كثيرًا بأدوارهم وسيكونون أكثر تفاعلًا عندما يعرفون – ويفهمون حقًا – كيف تهم وظيفتهم.
تحديد الأهداف، والذي هو عملية تعاونية، والتي تنطوي على لقاء مع الموظفين والشفافية حول أهداف الشركة والتوجه والعقبات.
ويمكن للموظفين إنشاء أهداف تكمل الأهداف التنظيمية واتخاذ قرارات يومية لتعزيز هذه الأهداف.
علاوة على ذلك، عندما يتم تعيين الموظفين في مقعد السائق والسماح لهم بتطوير أهدافهم الخاصة (قبل الموافقة عليها من قبل مديرهم المباشر)،
فإنهم يشعرون بإحساس متزايد بالاستقلالية والملكية على عملهم، ويؤدي هذا حتمًا إلى تحسين أداء الموظف.
ثانيًا، شفافية التواصل والتعاون
يريد الموظفون – ويستحقون – مديريهم وقادتهم أن يكونوا منفتحين وأصليين في جميع الأوقات.!
إنهم لا يريدون أن يظلوا في الظلام عندما تمر شركاتهم بأوقات عصيبة، كي يبقوا على اطلاع دائم بالمعلومات ذات الصلة.
علاوة على ذلك، يريدون التواصل في الوقت الفعلي مع بناء علاقات صحية مع زملائهم ومديريهم.
كما ويشمل ذلك ردود فعل منتظمة ومناقشة صادقة – حتى عندما يكون هذا التواصل صعبًا أو غير مريح.
ثالثًا، الاعتراف بالموظف
يجب أن يعطي نظام نظام إدارة الأداء الفعال الأولوية لتقدير الموظف ومكافأته، لأن شعور الموظفين بالتقدير للعمل الذي يقومون به والجهد الذي يبذلونه، سوف يؤدي إلى الكفاءة في العمل والإنتاجية.
وإذا لم يكن الاعتراف بالموظف أولوية بالإضافة إلى الحوافز، فمن المرجح أن يكون لذلك تأثير سلبي على دوران العمل التطوعي، من قبل الموظف.
وهناك حاجة إلى ملاحظات ومراجعات صادقة ومنتظمة، وكلما كانت التعليقات أكثر دقة ودقة، كان الأداء الفردي أفضل.
وبكل بساطة. يريد الموظفون رؤى منتظمة حول عملهم، والموظفون الأكثر دراية فيما يتعلق بأدائهم، كانوا أكثر قدرة على التحسين والتميز.
رابعًا، تطوير الموظفين
لا يوجد صاحب أداء طموح يرغب في البقاء في الشركة على المدى الطويل دون صقل المهارات وتطويرها.
يعتبر التقدم والتطوير مهمين للموظفين، ناهيك عن أن الشركات ستستفيد عندما يكون الموظفون أكثر مهارة وقدرة.
إذن ما هو بالضبط إدارة أداء الموظف الفعال؟
من المهم جدًا وجود جميع عناصر دورة إدارة الأداء، ولكن هذا لن يؤدي بالضرورة إلى نظام إدارة أداء فعال للشركة!
حيث أن هناك العديد من العوامل الأخرى، مثل:
- الحصول على دعم من القيادة والإدارة العليا إلى إدارة الأداء.
- التأكد من أن دورة إدارة الأداء مستمرة وليست عملية سنوية.
- التأكد من أن محادثات الأداء والمراجعات مفيدة وليست تمارين واستبيانات شكلية
- الاشتراك بنظام موارد بشرية سحابي، سهل الاستخدام، ويدعم الإدارة الفعالة للأداء ويمنح رؤية واضحة.
- مهارات واستعداد المدير لتقديم إدارة أداء فعالة على أساس يومي.
ما الذي يجعل أنظمة إدارة الأداء غير فعالة وغير ملهمة؟
بشكل مأساوي، أفاد حوالي 20٪ فقط من المؤسسات بالرضا عن أنظمة إدارة الأداء الحالية.!
إذا لم تكن متيقظًا، فغالبًا ما تصبح عمليات إدارة الأداء غير فعالة وتؤدي إلى نتائج عكسية.!
فيما يلي بعض الطرق التي يمكن أن يحدث بها ذلك:
نظامك ليس دقيقًا
يحدث هذا غالبًا عندما يتم تفضيل المراجعات السنوية على إدارة الأداء المستمرة، وتلخيص الأداء بأكمله في جلسة واحدة.!
هل يمكن للمدراء تذكر جميع الأحداث ذات الصلة منذ عام مضى – وكيف سيتلقى الموظف المستويات المناسبة من التغذية الراجعة والتحفيز والدعم والتقدير؟
في الواقع – كيف يمكن أن تكون المراجعة السنوية عادلة إذا لم تكن هناك علاقة ثقة قائمة بين الموظف والمدير؟!
عملية أتمتة مهام الموارد البشرية، أتاحت للموظف والمدير، تقييمات أداء مع تقارير ذكية فعالة، لتحقيق أقصى استفادة من نظام إدارة الأداء، لهذا وجب الاعتماد على نظام موارد بشرية مناسب ودون أخطاء تقنية.
يتعامل المديرون مع إدارة أداء الموظفين على أنها استبيانات شكلية
يحدث هذا عندما يقوم المديرون بمراجعة الاقتراحات، وإجراء المراجعات وتقديم الملاحظات، لكنهم ببساطة يمرون مرور الكرام بهذه العملية.!
قد يتخذ هؤلاء المديرين أداة مفيدة، مثل أهداف التطوير الشخصي، ويفعلون الحد الأدنى مع الموظفين ، دون إعادة النظر فيها ومراجعتها حتى.!
هذه علامة تحذير ضخمة لنظام إدارة الأداء غير الفعال، حيث أنه إذا تم تسجيل خروج المدير، سوف يحذو الموظفين حذوه في المستقبل.!
لا تزال أنظمة الورق والقلم قيد الاستخدام
يمكن أن تنمو الأعمال التجارية هذه الأيام بسرعة كبيرة بحيث تصبح أنظمة الورق والقلم زائدة عن الحاجة.
في هذه الأيام، أصبحت التكنولوجيا ميسورة التكلفة، وأبسط، ويمكن الوصول إليها أكثر من أي وقت مضى.
لكي تكون فعالة حقًا، تحتاج الشركات إلى زيادة الاستثمار في تقنية مبسطة وسهلة الاستخدام.
يركز النظام على التقييم أكثر من التركيز على التدريب
إحدى الطرق لجعل الموظفين يخافون من مناقشات الأداء هي جعلهم يشعرون أنهم سيحكم عليهم من قبل مديرهم في كل مرة يجرون فيها محادثة.!
بدلاً من هدم الموظفين، يجب أن يكون المديرون مدربين، كي يكونوا داعمين ومشجعين،
بدلاً من أن يكونوا دكتاتوريين ونفاد صبرهم، والابتعاد عن التركيز على التدريب وتطوير المهارات.
كيف يساعد نظام إدارة شؤون الموظفين SMART HR الشركات في إدارة نظام تقييم الأداء؟
نظام شؤون الموظفين SMART HR, هو نظام سهل وفعال لإدارة أداء الموظفين قائم على السحابة ويتيح محادثات هادفة ومنتظمة، ويوفر وقت وجهد المحاسب ومدير الـ HR, في الرواتب والحضور والانصراف ز العهد و غيرها الكثير.
كما يساعد النظام، على تحقيق الهدف النهائي لثقافة الشركة عالية الأداء من خلال إنشاء إطار عمل خفيف للمناقشات التطويرية داخل تطبيق SMART HR المجاني، المدعوم بأهداف رشيقة وردود فعل في الوقت الفعلي، ضمن تعاميم إدارية وتواصل مع الإدارة، وإشعارات وبريد إلكتروني.
حيث أن تقارير الأداء، مع مصمم التقارير الذكية SMART Reporting, تسهل المراجعة، وتساعد المديرين والموظفين على التعاون لوضع (وتتبع) أهداف SMART, وتوفر القدرة على الحصول على ردود الفعل في الوقت الفعلي، والتي تمكن المدير من تقييم الأداء بسهولة، دون عبء شخصي منه.
يمكنك طلب النظام من هنا، كما يتوفر لدينا نسخة تجريبية مجانية.
