يعتبر النظام المحاسبي أحد الأدوات الأساسية التي تساعد الشركات على إدارة معاملاتها المالية بطريقة منظّمة وفعالة، ويعدّ اختيار النظام المحاسبي الأمثل أمراً ضرورياً لنجاح أي شركة أو مشروع تجاري، كما يؤثر بشكل كبير على كفاءة العمل واتخاذ القرارات الصحيحة.

وسنستكشف في مقالنا من سمارت لايف كيفية اختيار النظام المحاسبي الأمثل لعملك، مسلّطين الضوء على عوامل مهمة تسهم في اتخاذ هذا القرار بنجاح.

العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار النظام المحاسبي الأمثل

1. التكامل: أي التكامل المالي والمحاسبي والإداري في نظام واحد، لتوفير وقت وجهد المحاسبين، كما يجب عليك التأكّد من أن النظام الذي ستختاره يستطيع أن يتكامل بسهولة مع التطبيقات الأخرى، كأدوات إدارة المشاريع أو أنظمة إدارة علاقات العملاء.
2. سهولة الاستخدام: يجب أن يتمتع النظام المحاسبي المختار بواجهة مستخدم سهلة وبديهية وان يكون النظام سهل التنقّل ويقلّل من احتمالية حدوث الأخطاء، حيث يمكنك التأكّد من سهولة استخدام النظام عن طريق قراءة مراجعات العملاء قبل إتمام عملية الشراء.
3. السرعة وتوفير الوقت: توفر عليك الأنظمة المحاسبية إدخال البيانات والمعلومات المكررة يدوياً، مما يتيح لك استخراج التقارير والقوائم المالية دورياً في لحظات مهما كان حجمها وتعقيدها، فكل ما عليك فعله هو إدخال البيانات بشكل صحيح وسيقوم النظام بمعالجتها وإظهارها في التقرير والقوائم الصحيحة في لحظات.
4. سهولة الوصول للبيانات: يجب أن يتوفر في النظام المحاسبي تسمح بالوصول بسرعة وسهولة إلى البيانات المالية، أي أن يكون قادراً على تخزين البيانات قي مكان مركزي يسمح بالوصول إليها من قبل المستخدمين المصرّح لهم في أيّ وقت ومن أيّ مكان.
5. الدقة في البيانات والمخرجات: يجب أن يكون النظام قادراً على معالجة المعلومات والمعاملات بدقة، وتقليل الأخطاء البشرية، فالدقة ضرورية لضمان صحة التقارير المالية والقرارات الإدارية وتوفير معلومات موثوقة للتقارير والتحليلات المالية.
6. أمن البيانات: لا بدّ من التأكّد من أن نظام المحاسبة المختار يعطي الأولوية لأمن البيانات لديه، من خلال ميزة تشفير البيانات وعناصر التحكّم في وصول المستخدم، والنسخ الاحتياطي المنتظم، وحماية لوائح البيانات، حيث عليك اختبار كل ذلك قبل شراء النظام.
7. شمولية الفواتير والتقارير: لا بد أن يتمتع النظام المحاسبي المرشّح بقدرات عالية على إعداد التقارير الفورية الضرورية للحصول على رؤى واضحة حول أوضاعك المالية واتخاذ القرارات الصحيحة بناء على تلك التقارير، بالإضافة الى قدرته على إنشاء بيانات مالية قياسية كالميزانية وبيانات التدفق النقدي، والتقارير المخصصة التي توفر ميزة التحليلات المتقدمة كإعداد الميزانية والتنبؤ وتقديم رؤى مالية عميقة ومفيدة للتخطيط المستقبلي.
8. الدعم الفني: فلا بد من توفر خدمة دعم ما بعد البيع، فمهما كان النظام سهلاً قد يحتاج العميل الى الدعم في مرحلة ما، ويمكن التحقق من الدعم عن طريق نشر رسالة أو الاتصال برقم الدعم ومعرفة كيفية استجابتهم، وحسب وقت وجودة الاستجابة يمكن معرفة مستوى فريق الدعم الخاص بالنظام.
9. التحديثات الدائمة: يجب أن يكون النظام المحاسبي قابلاً للتحديث بسهولة لمواكبة التغيرات في اللوائح المالية والضريبية، وكذلك تحسين الأداء وإضافة ميزات جديدة، فالتحديثات المستمرة تضمن أن البرنامج حديث ويعمل بكفاءة.
10. نظام إدارة صلاحيات المستخدمين: يجب التأكّد من أن النظام يراعي أمان المستخدم، وأن يكون قادراً على تحديد دور كل مستخدم وما يُسمح له برؤيته والقيام به في النظام المحاسبي.
11. التوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: لا بدّ أن يكون النظام المحاسبي المختار متوافقاً مع متطلبات الهيئات الضريبية في البلاد، لضمان الامتثال للقوانين وتجنّب أي عقوبات، حيث يجب أن يدعم النظام إصدار الفواتير الإلكترونية والتقارير الضريبية وفقاً للمعايير المطلوبة وأن يكون قادراً على التكامل مع منصات الهيئة لتسهيل عمليات التدقيق والإبلاغ.

نظام SMART ERP الخيار الأمثل لإدارة أعمالك

يتميّز النظام المحاسبي SMART ERP بالتكامل المالي والمحاسبي والإداري، ونستطيع القول أن:

• النظام المحاسبيSMART ERP يتوافق مع احتياجات الشركات، مهما كان نوع نشاطها التجاري، ويناسب ميزانياتها، بباقات النظام المتعددة.
• تحميل جميع المستندات المالية لحظيًا، مثل الفواتير والمدفوعات والمستحقات.
• تحديث السجلات والتقارير المحاسبية، على أساس منتظم، سواء كانت الإيرادات، والمصاريف، والأصول والخصوم.
• وفرة التقارير المالية الدورية، والمتنوعة، بالإضافة إلى التقارير الذكية، لتحسين الأداء المالي، واتخاذ القرار الصحيح.
• تحليل البيانات المالية، عن طريق القياس والمقارنة، ومتابعة الأداء المالي، عن طريق تقارير مالية مميزة.
• نظام مالي احترافي، وتوثيق محاسبي للعمليات المالية، من خلال قاعدة بيانات مركزية، وربط لحظي بين الفروع المتعددة، والإدارة المحاسبية وإدارة المبيعات والإدارة المالية.
• دعم فني مجاني 24/7، ومتابعة لحظية مع العملاء، لتقديم الحلول المحاسبية الذكية، للوصول السريع إلى الإنتاجية وتحقيق الأهداف.
• واجهات احترافية وسهلة الاستخدام.
• تحديثات دائمة ومجانية.
• إدارة متكاملة للمخزون والمبيعات والمشتريات والعملاء والموردين.
• أمان بيانات عالي وخصوصية الصلاحية
• تطبيق خاص بالمالكSMART dashboard، لمتابعة جميع الأعمال من الجوال.

باقات SMART ERP:

تشمل باقات SMART ERP جميع احتياجات العملاء، وذلك بدءًا من أول باقة، وهذه الباقات هي:

1.  الباقة الأولى / الاشتراك سنوي / 1500 ريال سعودي، بما يعادل 125 ريال شهرياً.
2.  الباقة الأساسية / 3000 ريال سعودي، بما يعادل 250 ريال شهرياً.
3.  الباقة المتقدمة / 6500 ريال سعودي، بما يعادل 541 ريال شهرياً.
4. الباقة الكاملة /10000 ريال سعودي، بما يعادل 833 ريال شهرياً.

وفي الختام..

اختيار النظام المحاسبي الأمثل هو الذي يلبي احتياجات عملك ويسهّل عليك اتخاذ القرارات، ويدعم نمو شركتك، لذا اختر النظام الذي يقدّم أفضل توازن بين الكفاءة والتكلفة والمرونة.

الأسئلة الشائعة: