الفوترة الإلكترونية: ما الذي يتغيّر في المرحلة الثانية؟

في السنوات الأخيرة، شهدت المملكة العربية السعودية تحولات جذرية في مجال الفوترة الإلكترونية، حيث أصبح الالتزام بـ الأنظمة المحاسبية جزءاً لا يتجزأ من العمليات التجارية.

ومع تطبيق المرحلة الثانية من تطبيق الفوترة الإلكترونية، فإن السؤال الأبرز هو: ما الذي سيتغيّر؟

في هذا المقال، نستعرض متطلبات المرحلة الثانية (الربط والتكامل)، وكيف ستساعد الحلول التقنية مثل النظام المحاسبي SMART ERP ونظام إدارة المطاعم والكافيهات SMART R&C على تسهيل الربط بين منظومة الفواتير في المؤسسات، ومنصة فاتورة التابعة لـ هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

ماهي الفوترة الإلكترونية؟

منظومة الفوترة الإلكترونية هي إجراء يهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية تسمح بتبادل الفواتير والإشعارات المدينة والدائنة ومعالجتها بصيغة الكترونية منظمة بين البائع والمشتري بتنسيق إلكتروني متكامل.

لماذا الفوترة الإلكترونية مهمة؟

تعدّ الفوترة الإلكترونية خطوة أساسية نحو التحوّل الرقمي في السعودية، حيث تهدف إلى تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل التلاعب الضريبي. يسهّل تنفيذ الفوترة الإلكترونية فرص التحوّل الرقمي على الشركات، مما يضمن الامتثال الضريبي للوائح التنظيمية ويساعد المنشآت المتوسطة والكبيرة في تحقيق امتثال سلس وسريع.

ماهي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي فاتورة يتم إصدارها وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني وتحتوي على متطلبات الفاتورة الضريبية. ولا تعد الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي فاتورة إلكترونية. وهناك نوعان​ من الفواتير الضريبية (الفاتورة الضريبية، والفاتورة الضريبية المبسطة).

ماهي المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟

تُعتبر المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية امتداداً للمرحلة الأولى، وقد أطلقت عليها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك اسم مرحلة الربط والتكامل.

تدور المرحلة الثانية حول ربط الأنظمة المزوِّدة لخدمات الفوترة الإلكترونية بنظام هيئة الزكاة عبر منصة “فاتورة” التابعة للهيئة؛ وذلك لتسهيل عملية تداول البيانات واعتماد الفواتير والضرائب والتأكد من صحة بياناتها.

الشركات المستهدفة بالمرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية

كلُّ المكلفين بتطبيق المرحلة الأولى من نظام الفوترة الإلكترونية مستهدفون بتطبيق المرحلة الثانية، ولكن يتم التطبيق الفعلي للمرحلة الثانية على مجموعات، بدأت المجموعة الأولى في الأول من يناير 2023.

وقد صرّحت المنصات الإعلامية الرقمية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك بأن الممولين المستهدفين بتطبيق المرحلة الثانية يتم إخطارهم قبل موعد التطبيق الفعلي بعدة أشهر.

وتم تقسيم مجموعات المرحلة الثانية بناءً على حجم الإيرادات السنوية الخاضعة لضريبة القيمة المضافة، بحيث يكون هناك حد أدنى من الإيرادات لكل مرحلة. نفصّل في هذه المراحل خلال السطور القادمة.

 أهمية تطبيق المرحلة الثانية للفوترة الالكترونية

تتجلى أهمية تطبيق الفوترة الإلكترونية في المرحلة الثانية: الأهمية والتكامل مع هيئة الضريبة والزكاة، بانعكاسها إيجاباً على الاقتصاد الرقمي في المملكة، وذلك من عدة نواحٍ:

• تسهيل الإجراءات على العملاء واختصار الكثير من الوقت والجهد.
• العمل بدقة أكبر واكتشاف محاولات التلاعب والفواتير المزيفة بدقة عالية.
• تعزيز مبدأ الشفافية المطلقة في التعامل بين جميع المواطنين في السعودية.
• توحيد آلية توثيق وتدقيق الفواتير وهو ما يساعد الشركات والأشخاص والحكومة على العمل بكفاءة أكبر.
• التنوع في مصادر بناء الاقتصاد السعودي وعدم الاكتفاء بالاعتماد على النفط والمنتجات البترولية كمصدر رئيسي.
• التخلص من الحاجة الى المعاملات الورقية وإتلافها مما يعني أن الفوترة الالكترونية صديقة للبيئة.
• تقليل نفقات المصروفات الإدارية بشكل كبير.

 متطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الالكترونية

هناك 4 متطلبات لا بدّ أن تتوافر للالتزام بتطبيق هذه المرحلة بما يتوافق مع الربط بهيئة الزكاة والدخل، وهي:

1.الاعتماد على نظام فوترة متصل بالإنترنت.

2.استخدام نظام فوترة مربوط بمنصة “فاتورة” التابعة لهيئة الزكاة.

3.اشتمال الفاتورة الإلكترونية على كافة الحقول الإضافية الخاصة بالمرحلة الثانية.

4.استخدام صيغ (XML أو PDF/A3 متضمنة صيغة XML).

 مخالفات تطبيق الفاتورة الالكترونية

تشمل مخالفات المرحلة الأولى: إصدار الفواتير يدوياً، وإصدار فواتير لا تشمل متطلبات الهيئة، واستخدام نظام فوترة إلكتروني غير متوافق مع متطلبات الفواتير الإلكترونية، وحذف الفواتير الإلكترونية بعد إصدارها.

أما مخالفات المرحلة الثانية فتشمل: إزالة رمز الاستجابة السريعة، وتغيير وقت إصدار الفاتورة، وإصدار فواتير إلكترونية عن طريق نظام فوترة إلكتروني غير متوافق ومربوط مع الهيئة.

وفي سبيل الحد من تعرّض التجار لهذه المخالفات، قامت هيئة الزكاة والضريبة الجمارك بفرض غرامات مالية وعقوبات في حال قام أي تاجر بأحد هذه المخالفات.

عقوبات مخالفات تطبيق الفواتير الإلكترونية في المرحلة الثانية

• 5000 ريال: لمخالفة عدم إصدار وحفظ الفواتير إلكترونياً

• 10 آلاف ريال: لمخالفة حذف أو تعديل الفاتورة الإلكترونية.

• إنذار وغرامة 10 آلاف ريال: لمخالفة عدم إبلاغ الهيئة عن أي مشكلة تُعيق إصدار الفواتير الإلكترونية

• إنذار وغرامة 10 آلاف ريال: لمخالفة عدم إضافة رمز الاستجابة السريعة (QR Code) في الفاتورة الضريبية المبسطة.

كيف تتوافق أنظمة سمارت لايف مع متطلبات فواتير المرحلة الثانية؟

تحرص سمارت لايف بفضل توافق أنظمتها مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والدخل في المملكة العربية السعودية، على التأكد من جميع احتياجات تجار التجزئة المحتملة، مما يمّكن التجار من إدارة أنشطتهم التجارية بالتوافق مع معايير الفوترة الالكترونية في جميع مراحلها بكل يسر وسهولة.

دور نظام SMART ERP في تسهيل الفوترة

يعتبر النظام المحاسبي SMART ERP أحد الحلول التقنية المتقدمة التي تُساهم في تعزيز كفاءة الفوترة الإلكترونية. هذا النظام مصمّم لتلبية احتياجات الشركات من خلال توفير أدوات متطورة تتيح التواصل المباشر مع منصة فاتورة. من خلال ربط هذا النظام بفواتير الشركات، يتمكن أصحاب الأعمال من الوصول إلى بيانات دقيقة وفي الوقت الفعلي، مما يسهل مراقبة الالتزام الضريبي وتقليل المخاطر المرتبطة بالتلاعب.

كيفية إنشاء فاتورة إلكترونية باستخدام SMART ERP

يمكن من خلال النظام المحاسبي ونقاط البيع SMART ERP إنشاء فاتورة إلكترونية بكل سهولة، مع وضع اسم العميل وإدخال البيانات المطلوبة، مع توضيح أسعارها وكل التفاصيل المرتبطة بها بشكل سهلٍ ومرن، بالإضافة إلى إمكانية طباعتها بوجود السجل الضريبي، وبيانات الشركة وشعارها، مع القدرة على معاينتها والتحكم في الخيارات الخاصة بها.

متابعة وتدقيق وإصدار وإنشاء فاتورة إلكترونية، بشكل سهل ومرن وبسرعة.

إمكانية انشاء فاتورة مبيعات خلال ثوان، بالشكل الذي يتناسب مع نوع وطبيعة النشاط التجاري، ومن خلال واجهة سهلة الاستخدام.

 إمكانية الاطلاع على كل تفاصيل الفاتورة، مع التحقق من صحتها وصحة البيانات الواردة فيها، مما يساهم في تخفيف الأخطاء والتعقيدات بشكل كبير.

خطوات تفعيل المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية مع الهيئة عبر SMART ERP 

من إعدادات نظام SMART ERP، نذهب إلى إعدادات النظام ونتأكّد من:

✅ اسم المكلّف

✅ الرقم الضريبي

ثم نفتح تاب: الربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

ضبط إعدادات الربط: من تاب (عام) > (إعدادات الربط):

🔹 نختار طريقة الربط: تجريبي – محاكاة – فعلي

🔹 نحدد تاريخ ووقت الربط

🔹 نختار طريقة الإرسال: تلقائي أو يدوي

بيانات البائع والشهادة (CSR)

ندخل بيانات البائع في الفاتورة:

🔹 الاسم، العنوان، الشارع

ثم نضبط إعدادات الشهادة (CSR) المذكورة في وثيقة التكليف الضريبي:

🔹 اسم المؤسسة، الرقم المميز، السجل الضريبي، النشاط

وأخيراً: نضغط “تحديث الإعدادات” ثم “تم الحفظ”

إنشاء الشهادة الإلكترونية: من تاب (الشهادة الإلكترونية):

ندخل الحقول التالية:

🔹 اسم المستخدم

🔹 اسم الشركة المصنعة

🔹 الرقم المتسلسل

🔹 رمز OTP

🔹 رقم التعريف الضريبي

🔹 معرف ختم الامتثال

ثم نضغط: إنشاء الشهادة

إرسال الفاتورة للهيئة: من تاب (الفاتورة الإلكترونية):

🔹 نطبّق الفاتورة للتأكد من صحة البيانات

🔹 نضغط زر: إرسال إلى الهيئة (ZATCA)

وبهذا تكون الفاتورة الإلكترونية جاهزة ومطابقة للأنظمة!

تكامل نظام إدارة المطاعم والكافيهات SMART R&C

بالنسبة للمطاعم والكافيهات، يُعتبر نظام SMART R&C أداة حيوية في تسهيل عملية الفوترة الإلكترونية. يوفر هذا النظام خصائص متقدمة لإدارة الطلبات والمبيعات، مما يضمن أن كل فاتورة تصدر تكون دقيقة ومتوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. كما يمكن ربطه بسهولة بمنصة فاتورة لضمان نقل البيانات بسلاسة وبدون أخطاء.

من خلال استخدام SMART R&C، يمكن للمؤسسات ضمان الالتزام الكامل باللوائح التنظيمية وتقليل الوقت المستغرق في إعداد الفواتير، مما يحسّن الكفاءة التشغيلية بشكل ملحوظ. هذا يعني أن الفرق العاملة في المطاعم ستكون قادرة على التركيز أكثر على تجربة العملاء بدلاً من الانشغال بإدخال البيانات يدوياً.

في النهاية..

 يُعدّ تطبيق المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية خطوة هامة نحو تعزيز الشفافية والامتثال الضريبي في السعودية. من خلال الاستفادة من الأنظمة المتقدمة مثل SMART ERP وSMART R&C، ستتمكن الشركات من ضمان التوافق الرقمي وتحسين أدائها المالي.

باختصار، يُشير التحوّل نحو الفوترة الإلكترونية إلى مستقبل أكثر إشراقاً للأعمال في المملكة، مع رؤية واضحة نحو تحسين الكفاءة وتقليل التلاعب الضريبي. إن الاستعداد لهذه المرحلة الجديدة هو أمر بالغ الأهمية لكل أصحاب الشركات الساعين للتميز والنجاح في بيئة أعمال تنافسية.

الأسئلة الشائعة