أكثر 4 أخطاء عليك تجنبها في إدارة المخزون؟

تحتاج عملية إدارة المخزون لمستوى عالٍ من الدقة، وذلك لأن أخطاء تتبع المخزون أو التنبؤ يمكن أن تؤدي في النهاية إلى عمليات شراء غير ضرورية، أو حتى مستويات مخزون غير كافية، وأيضاً تأخيرات في تلبية طلبات العملاء، ولا سيما أن تتبع المخزون بشكل يدوي يعطي مجالاً كبيراً لحدوث الأخطاء، ولكن مع وجود أنظمة إدارة المخزون السحابية تستطيع تبسيط عملياتك اليومية، والتقليل بشكل كبير من الأخطاء المرتبطة بعمليات سلسلة التوريد وتجنب مخاطر خسارة الأموال والأرباح وعدم رضا العملاء.

وكما تعتبر الإدارة الجيدة للمخزون من أهم الأمور اللازمة لتتمكن من تحقيق النجاح في شركتك، مهما كان حجمها ونوع نشاطها التجاري فهي تحتاج إلى بيانات ومعلومات متعلقة بالمخزون، لذلك يجب ألا تقلل من أهمية مواكبة أحدث الحلول التكنولوجية والسحابية التي تساعدك على إدارة مخزونك بشكل متكامل، حيث تسعى أغلب الشركات إلى تقليل الأخطاء المتعلقة بالمخزون إلى أبعد حد لأن تقليل الأخطاء يعني خسارات أقل سواء من الناحية المالية أو حتى وقت وجهد الموظفين. 

 وسنتعرف في هذه المقالة على أكثر 4  أخطاء عليك أن تتجنبها في إدارتك للمخازن الخاصة بشركتك:

• صعوبة الحصول على التقارير في الوقت المطلوب

أحد أهم أساليب الحل لهذه المشكلة تتمثل بالاعتماد على برنامج سحابي لإدارة المخزون، والذي يمنحك إمكانية الحصول على مختلف التقارير التي تتعلق بكميات الأصناف الموجودة ضمن المخازن، وأكثر الأصناف مبيعاً وغيرها من التفاصيل التي تحتاجها لاتخاذ القرارات في الوقت الفعلي، وبالتالي تركز الشركات التي تمتلك الكثير من الفروع على اعتماد هذه الأساليب الرقمية التي توفر عناء تنسيق التقارير بشكل يدوي، والتي كانت تستغرق الكثير من الساعات بين تنسيق وجمع وتدقيق البيانات، لذا إذا كنت ترغب في تحسين العمليات داخل المخازن واتخاذ أفضل القرارات يجب أن تكون بياناتك وتقاريرك الدقيقة جاهزة في أي لحظة، وهذا بالضبط ما يوفره نظام Smart ERP  فجميع البيانات مخزنة على السحابة ويمكن الوصول إليها أينما كنت ومن أي جهاز.

• التنبؤ بشكل غير دقيق

يؤدي التنبؤ الغير دقيق إلى تحمل الشركة للكثير من المصاريف والخسارات أحياناً، فضلاً عن التقصير في تلبية طلبات العملاء، فمن خلال مراقبة المخزون بشكل دقيق ومعرفة كمية العناصر الموجودة ضمن المخازن، تستطيع بكل يسر التخطيط بشكل جيد لتحديد موعد لإعادة طلب كميات من الأصناف، وكما تساعدك  عملية مراقبة المخزون على معرفة أكثر الأصناف مبيعاً لتتمكن من اتخاذ قرار بزيادة الكميات المطلوبة منها، وكذلك معرفة الأصناف التي لا تحظى بشعبية كبيرة وتقليل الكميات منها أو استبدالها بعناصر جديدة وأصناف مرغوبة أكثر، ولتتخلص بشكل نهائي من مشاكل التنبؤ الغير دقيق يجب أن تشترك في نظام سحابي لإدارة المخزون يتيح لك بيانات دقيقة عن حالة مخازنك، مما يعني القدرة على اتخاذ أنسب القرارات التي تساهم في تحسين كافة جوانب عملية إدارة المخزون.

• إدارة المخزون بشكل يدوي

الاعتماد على الملفات الورقية والجداول في تسجيل البيانات المتعلقة بالأصناف والمنتجات الموجودة داخل المخازن، يعني ضياع الكثير من الوقت والجهد ووجود أكوام من الورق، واحتمال الوقوع في الخطأ كبير جداً، وبالتالي غياب للدقة المطلوبة، لذا بدلاً من ذلك من الأفضل أن تعمل على أتمتة كل هذه البيانات من خلال وجود نظام سحابي يساعدك على تخزين هذه البيانات بشكل سحابي، وتسهيل الوصول إليها مع وجود نسخ احتياطي عنها وذلك لحمايتها من أي طارئ قد يحدث.

• عدم قياس نتائج بشكل دقيق

توجد بعض الأسئلة التي تحتاج إلى معرفة أجوبتها بشكل دوري لتتمكن من تحسين عمليات إدارة المخزون بشكل مثالي مثل : ما هي مؤشرات الأداء التي تتبعها في إدارة المخزون؟ هل نظام المخزون الذي تستخدمه يعمل بشكل جيد أم لا؟ وغيرها  الكثير، وبغض النظر عن النظام الحالي الذي تعتمد عليه أو نوع نشاطك التجاري، فمن الضروري قياس وتحليل النتائج لتتبع مستوى الأداء، ومعرفة كميات الأموال والوقت الذي يتم إنفاقه لإدارة كل تفصيل من التفاصيل المتعلقة بمخازن شركتك، وكلما كنت ملتزماً بمتابعة هذه الأمور، ستكون قادر على تحسين إدارتك للمخازن بشكل كبير ومعرفة المشاكل لحظة حدوثها أو حتى بشكل استباقي.

كُن خبيراً في إدارة المخزون مع Smart ERP POS  

مع التطورات التكنولوجية التي نشهدها اليوم ن تتغير الأشياء والأساليب والطرق بسرعة كبيرة، لذا إذا كنت ترغب في تحقيق أفضل النتائج عند إدارة مخزون شركتك، عليك ان تكون قادر على تحديد المشاكل بشكل استباقي والعمل على إيجاد الحل المناسب لها، ويعتبر الاعتماد على برنامج سحابي لإدارة المخزون هو أمر مثالي، وخاصة غذا كان البرنامج يتكامل بشكل دقيق مع بقية الأقسام من المبيعات والمشتريات والمحاسبة، ونظام Smart ERP يساعدك خطوة بخطوة على تقييم حالة مخازنك ومعرفة كميات العناصر الموجودة، والكميات المباعة بمنتهى الدقة ، حيث ستجد فيه كل ما تحتاجه لتجعل عملياتك الإدارية خالية من الاخطاء .