كيف تساعدك مميزات Smart ERP POS في ادارة المخزون الخاص بشركتك؟

في السابق كانت الكثير من الشركات تتعامل بالطرق التقليدية في إدارة المخازن ومراقبة المخزون، حيث كان الاعتماد على الورقيات وسجلات البيانات الضخمة التي تستغرق الكثير من الوقت والجهد مع احتمالية وجود بعض الأخطاء البشرية سواء بالجرد أو التدقيق وغيرها من الأمور، أما اليوم اتجهت الشركات إلى التكنولوجيا في إدارة هذه الأنشطة، لكونها تعطي نتائج بشكل دقيق، والدقة هي حجر الزاوية في عملية ادارة مراقبة المخزون، وبدونها احتمالية الخطأ والخسارة قد تكون كبيرة، ولها آثار سلبية على الوضع المالي للشركة والنمو. 

وبكل بساطة يُمكنك اختيار البرامج السحابية التي تتمتع بالمرونة، وبالكثير من المميزات التي تجعل عملية إدارة المخزون في شركتك، أمر سهل أكثر مما كان عليه سابقاً، من خلال أتمتة العمليات الرئيسية وهذا يقلل من الخطأ البشري، لذلك ترغب الشركات أن تتعامل مع برامج دقيقة في إدارة المخزون، للحد من الهدر والمخزون الفائض أو حتى من حالات نفاذ المخزون المفاجئة، لضمان النجاح والنمو في الأعمال دون تكاليف كبيرة، وفي هذه المقالة سنتحدث عن أهم مميزات SMART ERP POS التي تساعدك في ادارة المخزون الخاص بشركتك، ولكن في البداية سنتطرق بالحديث عن تعريف إدارة المخزون. 

 

ما هو تعريف ادارة المخزون؟ 

هي تجميع ومراقبة وتحسين وتطوير كل العمليات المتعلقة بالمخازن، للحفاظ على سير العمل بكفاءة عالية، من تتبع الكميات التي يتم نقلها من مخزن لآخر، وإنشاء أوامر الشراء، ومزامنة البيانات من قنوات البيع المتعددة التي يتم الاعتماد عليها، وتحديد مستويات المخزون الآمنة، والمهل الزمنية المتوقعة لنفاذ الكميات الموجودة، ومعرفة المنتجات الأكثر مبيعاً، وتستطيع من خلالها الإجابة على كل الأسئلة المرتبطة بالمخزون، حيث أن ادارة المخازن ومراقبة المخزون حجر الزواية لإدارة عملك بشكل ناجح، وعدم معرفتك للكميات الموجودة داخل المخازن، هو إشارة إلى مشاكل خطيرة يجب أن تتجنبها. 

 

ما هي أساليب الجرد في  برنامج ادارة المخزون والمستودعات؟ 

يُعد وجود برنامج إدارة المخزون أمر ضروري، لأن المخزون هو أحد الأصول الرئيسية، والتي تمثل رأس مال مجمد، ويجب مراقبته، وذلك للمحافظة عليه عند مستوى معقول، وتحقيق التوازن بين الاحتياجات الفعلية و الفائض، وهناك طريقتان للجرد: 

• الجرد الدوري: وهو يعني إجراء جرد مادي على فترة زمنية محددة، ويناسب الشركات التي لديها كميات قليلة من المخزون، ولا تتناسب كثيراً مع الشركات الكبيرة ذات المخزون الضخم، لأن عملية الجرد المادي تستغرق الوقت والجهد الكبير.

• الجرد الدائم:  وذلك من خلال التتبع الإلكتروني من أنظمة نقاط البيع لمتابعة تسجيل ومراقبة المخزون، على أساس مستمر، والنتائج هنا تكون أكثر دقة، مع إمكانية معرفة كل تحديث يطرأ على المخازن بشكل يومي، مما يقلل من مخاطر أي خطأ بشري. 

 وأيضاً هناك أنواع مختلفة للمخزون منها: 

• المواد والمكونات الخام التي تستخدم في إنتاج البضائع.

• المنتجات غير المكتملة التي لا تزال قيد التصنيع.

• الأصناف الجاهزة للبيع.

• المواد الاستهلاكية أي المخزون الذي يتم استعماله بشكل يومي،  ويحتاج إلى تحديث كالأدوات المكتبية مثلاً. 

وترغب الكثير من الشركات أن تعتمد في ادارة المخزون السلعي على برامج سحابية دقيقة، من أجل حد الإنتاج والمخزون الزائد، الذي يتسبب بالكثير من المشاكل سواء حجز مساحات داخل المستودعات أو تكاليف إضافية، أي المحافظة على مستوى المخزون المثالي باعتباره شيء أساسي لنجاح ونمو أرباح الشركة. 

 

ما هي مهام ادارة مراقبة المخزون؟ 

تواجه الكثير من الشركات مشاكل في إدارة المخزون سواء ضعف في مراقبته أو سوء الإدارة، وتتعدد الأسباب لهذه المشاكل ففي أغلب الأحيان يكون هناك إفراط في عمليات الشراء دون النظر الدقيق إلى توقعات الطلب، من أجل استغلال الفرص الموجودة في السوق، بالإضافة إلى الإنتاج الزائد أو الاحتفاظ بالمخزون من المنتجات المنتهية الصلاحية دون مراعاة طلبات العملاء وغيرها من النقاط التي تزيد الحاجة إلى تطبيق فعال لمهام ادارة مراقبة المخزون، وذلك لضبطه بشكل جيد بحيث يكون من عوامل النجاح والربح للشركة وليس الخسارة، ومن أهم مهام إدارة مراقبة المخزون: 

• التشغيل والمراقبة الفعالة للمخازن من ناحية التخطيط والتنظيم واستخدام مساحات التخزين.
• الانتباه بشكل دقيق إلى طريقة التخزين التي تختلف من منتج لآخر. 
• القيام بإجراءات الصيانة اللازمة بشكل دوري.
• القيام بدراسات للمواد التالفة أو التي على وشك الانتهاء واتخاذ قرارات وإجراءات صحيحة من أجلها.
• وضع خطط وسياسات ومعايير فعالة وذات كفاءة لضبط المخزون بشكل دقيق
• المحافظة على المستوى المثالي للمخزون دون النقص أو الإفراط .  

ففي عالم ادارة المخزون يحدث التغيير بشكل مستمر، وفي كل لحظة، حيث تتغير مستويات المخزون اللازمة والفترات الزمنية المحددة للنفاذ، وأوامر الشراء أو الاستهلاك، وطلبات العملاء، ولتبقى في ضوء كل تحديث، يجب أن تعتمد على برنامج سحابي مثل  SMART ERP POS  لإدارة نقاط البيع، والذي يتوفر فيه قسم خاص من أجل ادارة المخازن والمستودعات، ومرتبط بشكل تلقائي مع نقاط البيع والمشتريات والمحاسبة، ويتيح لك  معرفة قيمة المخزون ككميات أو بسعر البيع أو بسعر التكلفة، بالإضافة إلى معرفة قيمة ونسبة الربح للمخزون، وكما يمكنك تحديد صلاحيات من يمكنه الاطلاع على هذه التفاصيل، وبالتأكيد ستتساءل كيف يمكن لمميزات هذا النظام أن تساعدك في ادارة المخازن ومراقبة المخزون، وإليك أهم هذه الفوائد:

 

• إمكانية الوصول إلى البيانات من أي مكان

يتيح لك هذا النظام الوصول إلى جميع بيانات ومعلومات المخزون واللوجستيات الخاصة به، من أي مكان وفي أي وقت، ويُمكن لأي شخص الوصول إلى تلك البيانات بعد أن تختار تحديد الصلاحيات التي تُناسبك، وهذا الأمر ضروري خاصة عندما يبدأ عملك في النمو، ويحتاج إلى المزيد من الموظفين باختصاصات مختلفة لإتمام جميع المهام المتعلقة بالمخزون بشكل ناجح، وهكذا تستطيع ببساطة تحديد صلاحيات مختلفة للوصول إلى قاعدة البيانات، من أي جهاز ومكان ووقت لاتخاذ قرارات سريعة وذات جودة وأثر على مخزون شركتك، فعلى سبيل المثال يتيح SMART ERP إمكانية فتح أكثر من مستودع ضمنه والربط بينهم والتحويل بين المستودعات بشكل آلي، وبذلك ستكون قادر على سد أي نقص في حال حدوثه واتخاذ قرار سريع من أجل التحويل.

• الحصول على تقارير دقيقة في الوقت الفعلي

يتيح لك SMART ERP POS تقارير دقيقة توضح كمية المنتجات والعمليات التي تم تنفيذها عليها من تحويل أو شراء أو بيع، ويعتبر وجود مثل هذه التقارير أمراً إيجابياً في إدارة المخزون، لأنك ستكون قادر على استخدامها للحصول على بيانات دقيقة حول المنتجات الأكثر مبيعاً أو التي تحتاج إلى التصريف، وبالتالي اتخاذ قرارات سريعة وذات جودة وأثر على حالة مخازنك وربحية الشركة في ذات الوقت، وكما يمكنك إصدار هذه التقارير من أي مكان وفي أي وقت وبضغطة زر واحدة فقط.

• توفير أكبر في التكاليف

من المهم جداً أن تحافظ على على توازن مخزونك وتتجنب نفاذ المخزون والمخزون الزائد، وهذا الأمر مرهق لأن المخزون القليل سيجعل العملاء غير راضين ، وتخسر الكثير من المبيعات، أما الفائض فهو يأخذ مساحة من المستودعات وبالتالي مزيد من التكاليف الإضافية، ولكن مع نظام SMART ERP POS تستطيع تتبع مستويات المخزون بشكل آلي، وتحديد نقطة إعادة الطلب وبالتالي تجنب انتهاء المخزون، لكونه يوفر لك بيانات دقيقة تستطيع الاعتماد عليها في اتخاذ القرارات لزيادة المبيعات سواء للأصناف الزائدة وغيرها من الأمور، فكل عمل ناجح يعتمد بشكل فعلي وقوي على نظام ادارة المخزون الفعال. 

 

وفي النهاية

عليك أن تتذكر دوماً ضرورة استخدام برنامج من أجل ادارة مراقبة المخزون بشكل صحيح  وذلك للحفاظ على دقة العمليات داخل الشركة، حيث أن التنبؤ بالطلب اللازم للمخازن بناءاً على بيانات وسجلات دقيقة وتحديثها والحصول عليها في الوقت الفعلي،هو أمر مُرهق ويستغرق الكثير من الوقت والجهد، ويتطلب المزيد من الدقة والتكامل في الإدارة والتخطيط، ولكن برنامج ادارة المخازن ومراقبة المخزون، هو الحل الأنسب لك، وليس هذا فقط، الأمر لن يقتصر بالمحافظة على الوضع المالي والتدفق النقدي بشكل ثابت وآمن، بل يمنحك علاقات أفضل مع الموردين، وزيادة رضا العملاء، ومع برنامج إدارة المخزون ستصبح كل المعلومات المتعلقة بمخزونك أدق، وستتمكن من اتخاذ قرارات ذات جودة وأثر على ربحية شركتك.