كيفية ادارة حسابات المطاعم بالاعتماد على الأنظمة السحابية.

عندما تفكر في كيفية ادارة حسابات المطاعم، بقدر ما هي مهمة صعبة هي أيضاً من أكثر المهام أهمية، حيث يعتبر التمويل وإدارة التدفقات النقدية شريان الحياة لأي نشاط تجاري مهما كان حجمه، ومن الصعب إذا حدث أي خطاً تفادي آثاره بشكل سريع، لهذا السبب تحتاج كل الأنشطة التجارية والشركات مهما كان حجمها،  سواء كبيرة أو ناشئة أو متوسطة إلى الأنظمة السحابية التي تُحدث تغيير جذري في كيفية ادارة حسابات المطاعم وتنظيمها بشكل احترافي وبمنتهى الدقة، حيث تساعد هذه البرامج في تتبع نفقات الأنشطة التي تتم وتسجيلها بشكل مؤتمت ودقيق، وفي هذه المقالة سنتحدث عن النتائج  الإيجابية الخاصة في كيفية ادارة حسابات المطاعم بالاعتماد على الأنظمة السحابية.

عندما يتعلق الأمر في كيفية إدارة حسابات المطاعم، يلعب الوقت دور كبير، فهو أثمن مورد يملكه مالك المطعم.

ومن الضروري أن يسعى إلى توفيره واستثمار الوقت الأكبر في البحث عن طرق لتطوير المطعم، وإبداع الأفكار الجديدة التي تساهم في استمراريته، وتميزه عن منافسيه، وهنا تساعد الأنظمة السحابية في أتمتة جميع العمليات المتعلقة بالمحاسبة أو التمويل أو المخازن أو المشتريات أو المبيعات، وبذلك تُصبح هذه المهام سهلة وبسيطة ولا تحتاج إلى وقت كبير، كما كان يجري سابقاً في حالة  التسجيل اليدوي والورقيات والجداول الورقية المربكة.

وحتى التقارير المتعلقة بهذه العمليات يُمكن الحصول عليها بضغطة زر واحدة فقط، مع وجود قوالب لكيفية عرض التقارير، ولك كامل الحرية في اختيار ما يناسبك منها، ومن الطبيعي أن ينعكس هذا الأمر في اتخاذ قرارات  يكون لها أثر كبير على ربحية المطعم.

لا يٌمكن أن يستغني أي مالك مطعم عن الدقة في البيانات

من المهم جداً إعطاء أولوية كبيرة للدقة التي تتعلق في كيفية إدارة حسابات المطاعم، الآن، مع الأنظمة السحابية لن تحتاج لقضاء العديد من الساعات في  موازنة الميزانية الخاصة بمطعمك، وتحديد النفقات والأموال اللازمة لشراء الأصناف الضرورية، حيث ستكون كل المصاريف والأرباح دقيقة دون وجود أي خطأ محتمل، مثل الأخطاء التي كانت تحدث سابقاً بسبب الإدخال اليدوي، وبذلك ستحافظ على العملية المحاسبية المتعلقة بالمطعم ككل بشكل احترافي.

إصدار الفواتير بشكل إلكتروني

إحدى أهم ميزات الاعتماد على الأنظمة السحابية في إدارة حسابات المطاعم، هي القدرة على إصدار الفواتير بشكل إلكتروني ودقيق، خاصة أن قطاع المطاعم يتيح كميات هائلة من الفواتير، المتعلقة بالمبيعات والمشتريات والمخازن يومياً، وإصدارها بشكل إلكتروني يعني سهولة إجراء أي تعديل، وتوفير درجة عالية من الدقة في الأرقام الموجودة ضمن الفواتير، دون أن ننسى توفير الجزء الأكبر من الوقت الذي كان يذهب على تدقيق ومراجعة الفواتير الورقية، والتي تتيح مجال كبير لوقوع الأخطاء، وجميعنا يعلم بأن أي خطأ قد يتعلق بالجانب المالي للمطعم، يُمكن أن يؤدي إلى إفلاسه بعد فترة من الزمن.

إدارة كل الأقسام المتعلقة بمطعمك أمر صعب، ويستغرق الكثير من الوقت

عندما يتعلق الأمر في كيفية ادارة حسابات المطاعم، فمن الضروري أن تتابع جميع نفقاتك، وسير العمل في كل الأقسام التابعة للمطعم، حيث أن الاعتماد على الأنظمة السحابية، التي تتيح التكامل بين مختلف الأقسام هو أمر فعّال، وله أثر كبير على تحسين عملية إدارة المخزون، والتحديث التلقائي لأي عملية قد تطرأ على المخزون، فمثلاً برنامج Smart ERP R&C  يُمكنك من إدارة كل الأقسام بما فيها المبيعات والمشتريات والمخازن، ومعرفة حالتها وقيمة الربح فيها، وحالة الأصناف مع وجود تنبيه للأصناف التي تكون على وشك الانتهاء، لتتمكن من إعادة طلبها بدقة، وبذلك ستحافظ على مستويات المخزون  بشكل آمن دون زيادة أو نقصان قد يٌكلفك الكثير من التكاليف والإفلاس بعد فترة من الزمن.

إنشاء التقارير المالية بضغطة زر

لن تكون بحاجة للانتظار حتى الخامس عشر من أي شهر أو نهايته، لتتمكن من الحصول على التقارير المتعلقة بحالة المخازن أو المبيعات أو الفواتير، فالأـنظمة السحابية تعمل على تخزين كل البيانات والمعلومات، سواء المالية أو المتعلقة بالعمليات المختلفة، في مكان واحد مع وجود نسخ احتياطي عنها، لاستعادتها  في أي وقت، وبأي لحظة  تحتاج فيها لأي معلومة، حيث ستكون متاحة بين يديك بنقرة زر واحدة فقط، وبذلك تكون على اطلاع بكل التحديثات والعمليات التي تتم على التدفق النقدي، وغيرها من الأمور، سواء من جهاز الحاسوب الثابت أو المحمول.

تُوفر لك الأنظمة السحابية مئات الساعات التي كنت تستغرقها سابقاً في الأعمال المتكررة

تعمل الأنظمة السحابية على إنجاز كل المهام الروتينية المتعلقة بإعداد التقارير و القيود المالية والفواتير الخاصة بالمبيعات أو المشتريات أو المخازن بشكل مؤتمت ودقيق، مما يعني استغلال الوقت الأكبر لمهام أكثر استراتيجية من شأنها أن تساهم في تطوير المطعم، و تزيد المبيعات، وتقلل التكاليف، وتُحسّن من النفقات المخصصة للعمالة والمخزون، فضلاً عن كون هذه الأنظمة توفر الكثير من التكاليف بفضل التحديثات التلقائية المنتظمة الي تحصل عليها، دون أي رسوم إضافية على الاشتراك، وهفي مناسبة جداً لميزانيتك المخصصة لتطوير كيفية إدارة حسابات المطاعم الخاصة بك.

قبل أن تختار الأنظمة السحابية التي ستعتمد عليها في تغيير كيفية ادارة حسابات المطاعم

عليك أن تعرف ما هي احتياجاتك بالضبط؟ وما هي أهدافك المستقبلية التي تسعى بجد لتحقيقها؟ وما هي الصعوبات التي يعاني منها مطعمك، ونقاط القوة والضعف الخاصة به؟ حيث أن أجوبة هذه الأسئلة تساعدك في تحديد توجهك الصحيح بناءاً على حالة مطعمك الحالية، واختيار نوع البرنامج السحابي الذي يُلبي احتياجات مطعمك لتحقيق النجاح وبأنسب تكلفة، فعلى سبيل المثال يُمكنك اختيار نظام Smart ERP R&R لإدارة المطاعم والكافيهات المقدم من شركة سمارت لايف والذي تم تصميمه بمجموعة من الميزات المُهمة والتي تساعدك  على إدارة مطعمك باحترافية، وتحقيق التميز والاختلاف عن منافسيك.