المحاسبة هي لغة عالمية للأعمال، ولكن عندما يتعلق الأمر بمشاريع محددة، فإن أساليب المحاسبة العامة يمكن أن تكون قاصرة.
هذا هو المكان الذي تتدخل فيه محاسبة المشاريع، حيث تقدم نهجًا أكثر تخصيصًا ودقة.
محاسبة المشاريع، والتي تُعرف أحيانًا أيضًا باسم محاسبة تكاليف الوظيفة، هي طريقة استراتيجية لإعداد التقارير المالية والتحكم مصممة خصيصًا للمشاريع.
وهو يشكل العمود الفقري الحاسم لإدارة المشاريع الناجحة من خلال توفير رؤية شفافة ومفصلة للتقدم المالي وأداء المشاريع الفردية.
تساعد هذه المنهجية المحاسبية المتخصصة الشركات على مراقبة ربحية المشروع وإدارة التكاليف وتحليل الفروق والتنبؤ بالسيناريوهات المالية المستقبلية، كل ذلك مع ضمان الامتثال والمساءلة.
من خلال هذا المقال، سوف نتعرف معًا إلى دليل كامل عن محاسبة المشاريع، وكيف يخدم النظام المحاسبي SMART ERP, الشركات الناشئة في إدارة ومحاسبة تكاليف محاسبة المشاريع.
محاسبة المشاريع : دليل كامل
إن وجود نظام محاسبة قوي للمشروع، يمكّن المؤسسات من اتخاذ قرارات سليمة، وتقليل المخاطر المالية، وفي النهاية تحقيق أهداف المشروع بشكل أكثر فعالية، من خلال محاسبة المشاريع.
دعنا نتعرف هنا..
ما هي محاسبة المشاريع؟
تركز محاسبة المشروع على المعاملات المالية المتعلقة بإدارة المشروع بما في ذلك التكاليف والفواتير والإيرادات.
حيث يستخدم المحترفون مثل مديري المشاريع والمحاسبين هذه الطريقة لدمج المهام المالية الرئيسية على أساس كل مشروع على حدة وتقديم تقرير عن التقدم والنجاح إلى الإدارة.
ويعتمد مديروا المشاريع على محاسبة المشروع لإبلاغهم بحالة التكاليف المباشرة والتكاليف العامة وأي إيرادات في مشروع معين.
كما يقوم محاسبوا المشروع بإنشاء هذه الأرقام في التقارير المالية، ويستخدم مدير المشروع هذه التقارير لتحديد ما إذا كان بحاجة إلى تعديل ميزانية المشروع وهيكل توزيع العمل.
وغالبًا ما يقوم محاسبوا المشروع بتطوير خطة محاسبة المشروع لضمان اكتمال المشاريع التي يديرونها في حدود الميزانية وفي الوقت المحدد.
وتحدد هذه الخطة كل عنصر تكلفة في المشروع وتتضمن فحوصات منتظمة – وحتى يومية -. يمكن للمديرين تتبع إنفاق الموارد، مثل الأشخاص، عبر جداولهم الزمنية وضبط الساعات المخصصة، إذا لزم الأمر.
كما وتتضمن محاسبة المشروع أيضًا المشاريع الداخلية مثل إنشاءات البناء وإطلاق المنتجات الجديدة والحملات الإعلانية والأبحاث والمشتريات طويلة المدى والتخطيط الاستراتيجي للشركة.
هذه هي المشاريع الرأسمالية ذات فترات بداية ونهاية منفصلة وليست من نوع العمل المعتاد.
محاسبة تكاليف المشروع
على الرغم من أن مبادئ محاسبة تكاليف المشروع لها غرض وحجم مختلف عن المحاسبة المالية أو الإدارية القياسية في محاسبة الأعمال، إلا أنها نفس المفاهيم.
حيث أن محاسبة المشروع (محاسبة تكاليف المشروع) تتتبع تكاليف المشروع بالإضافة إلى إعداد الفواتير والاعتراف بالإيرادات من أجل ربحية المشروع.
وتحسب محاسبة الأعمال القياسية النفقات والإيرادات والميزانيات عبر المؤسسة.
كما وتركز المحاسبة المعتادة على الإيرادات والنفقات حسب القسم وتنظر إلى تدفق الإيرادات.
وإن أساليب محاسبة المشروع هي نفسها سواء كانت مخصصة للأعمال المعتادة أو لمشاريع محددة وما إذا كان المحاسبون يستخدمون أسلوب الاستحقاق أو الأساس النقدي أو بعض طرق المحاسبة المختلطة.
لدى المحاسبين مجموعة واسعة من الحسابات للاختيار من بينها لتلبية المتطلبات المنهجية.
أنظمة ومعايير محاسبة المشروع
نظام منفصل للمحاسبة:
هذه العملية أكثر تفصيلاً من تتبع تمويل الشركة بشكل عام، وقد يرغب المحاسبون في استخدام محاسبة أكثر تفصيلاً.
في بعض الحالات، قد يتيح التطبيق المالي للشركة إتمام جميع العمليات المحاسبية في برنامج واحد.
تكرار التقارير:
تتطلب المشاريع تقارير متكررة للتأكد من أنها تسير على المسار الصحيح من الناحية المالية وتلبي التسليمات.
قد يرغب المحاسبون في زيادة وتيرة تقاريرهم، خاصة عندما يقترب المشروع وعقده من نهايته.
تقارير مبسطة ومحددة:
يجب على مديري المشاريع والمحاسبين تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) الخاصة بالمشروع.
على سبيل المثال، عندما لا يستوفي الموظفون أحد مؤشرات الأداء الرئيسية، مثل انحراف الميزانية، يمكن أن تعرض لوحة المعلومات الرقم باللون الأحمر. عندما يرى مدير المشروع الرقم الأحمر، فإنه يعرف بسرعة أنه يجب عليه تعديل إما توقعات الميزانية أو خطته للوفاء بها.
عمليات تحديد المعاملات:
يجب على المحاسبين ومديري المشاريع العمل معًا لإعداد العمليات التي تحدد المعاملات الخاصة بالمشروع.
وبهذه الطريقة، يمكنهم تخصيص هذه المعاملات إلى مراكز التكلفة المناسبة.
التنبؤ:
يجب على مديري المشاريع التنبؤ بميزانية المشروع وتحديث هذه التوقعات مع تقدم المشروع وحتى اكتماله.
غالبًا ما يشعر أصحاب المصلحة بالقلق بشأن التقدم المالي المستمر والتكلفة المكتملة، بالإضافة إلى التسليمات المطلوبة.
في البداية، تقوم أنشطة تكاليف المشروع هذه بتطوير تنبؤ بنطاق محدد يكمل تقدير التكلفة الإجمالية.
مخطط تدفق عملية محاسبة المشروع
تتكون عملية محاسبة المشروع من ست خطوات بما في ذلك:
- البدء: قبل البدء في المشروع، يجب على مديري المشاريع أن يقرروا من المسؤول عن كل مهمة وكيف ستقوم هذه الموارد بترميز وقتهم.
كما ويمكنهم إعداد الأدوار في برامجهم باستخدام مستويات مختلفة من الأذونات، حسب الضرورة. - الميزانية: يجب على مديري المشاريع التأكد من تقسيم الميزانية الإجمالية إلى فئات أو مجموعات.
كما يجب أن يدعم الحل البرمجي تحديد الميزانية وتقديم ميزانيات مختلفة، مثل الإصدار الذي يتضمن ميزانية أساسية أولية. يجب أن تستند هذه الميزانيات إلى التقارير المطلوبة للشركة. - الإدارة: يقوم محاسبو المشروع بمعالجة المعاملات عن طريق تسجيل ومعالجة التكاليف والإيرادات بالإضافة إلى تتبع الالتزامات المالية وتشغيل الفواتير والفواتير والاعتراف بالإيرادات وإنشاء تقارير ربحية المشروع.
- التنفيذ: خلال هذه المرحلة، يقوم مديرو المشروع بتعيين التكاليف والإيرادات والقياسات للأنشطة.
كما يمكن للمحاسبين أن يعتمدوا التخصيصات على نسب مئوية ثابتة، أو عوامل محددة، أو نسبة مئوية ومجموعات عوامل، أو حسابات أو قائمة من المعلمات. - الصيانة: يجب أن يكون لدى موظفي المشروع عملية لمراجعة البيانات والتحقق من صحتها بشكل مستمر وأن يكون لديهم طريقة لتحديد التناقضات.
- التحليلات والتقارير: الوصول المنتظم إلى البيانات المحاسبية في المشروع يساعد محاسبي ومديري المشروع على إنشاء تقارير محددة من قبل المستخدم.
ويمكنهم استخدام هذه المعلومات لإجراء التحليلات واتخاذ قرارات عمل دقيقة وفي الوقت المناسب.
تدعم تقنيات وعمليات محاسبة المشروع أيضًا إعداد فواتير المشروع.
حيث تقوم العديد من الشركات بتطوير معايير للفوترة إما حسب الوقت والمواد (بالساعة أو يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا)، أو حسب المشروع، أو من خلال التأكيد على التسليم أو الرسوم الثابتة (كما هو محدد بواسطة التسليم أو الإنجاز، أو النسبة المئوية الكاملة أو المبلغ الثابت). تتقاضى العديد من الشركات أيضًا رسوم تحديد النطاق أو الاكتشاف لبدء المشروع.
فوائد محاسبة المشروع
إن محاسبة المشاريع، والممارسة وكذلك البرمجيات، لها فوائد عديدة. نظرًا لأنك تقوم بتتبع المشروع بشكل شامل، فستكون لديك معلومات حول مكان نجاحه بالضبط وأين تحتاج الإدارة إلى إجراء تغييرات.
وبالتالي، فإن الإدارة لديها فكرة عن الربحية الحقيقية للمشروع.
كما وتشمل المزايا الأخرى ما يلي:
- الإشراف: يمكنك رؤية النفقات والإيرادات المتزايدة يومًا بعد يوم، مما يمكّن الإدارة من ضبط العمالة والمواد والموظفين والمدفوعات بسرعة.
- تتبع العقود: نظرًا لأن محاسبة المشروع تتتبع كل شيء، فإن إعداد الفواتير وتسليم العقود يكون دقيقًا وسريعًا.
- المواءمة: تقع بعض العقود في أقسام أو فترات مالية مختلفة، ويتيح استخدام محاسبة المشروع لمحاسب المشروع إنشاء تقارير تساعد في تتبع التقدم من خلال الأقسام المختلفة والتوفيق بين الفترات المالية المختلفة.
- توقع النمو: يساعد التعامل التفصيلي مع المشاريع الشركات على التنبؤ بمستقبلها. سوف تفهم الشركات احتياجات التوظيف، وترى مساراتها بمزيد من الوضوح وتتوقع تدفقاتها النقدية.
في بعض الأحيان تواجه محاسبة المشروع تحديات أخرى، مثل وجود موظفين في أقسام جغرافية أو وظيفية متباينة. يمكن لإجراءات محاسبة المشروع تمكين الجميع في مؤسستك من عرض حالة مهام المشروع الخاصة بهم بناءً على الدور المعين لهم.
ويساعد هذا الهيكل المحاسبين والمديرين على مراقبة المشاريع التي تمتد لعدة سنوات لأنه لا يتعين عليهم إنشاء تقارير على أساس سنوي أو على أساس فترة محاسبية أخرى.
برامج محاسبة المشاريع للشركات الصغيرة
برنامج محاسبة المشاريع للشركات الصغيرة هو أتمتة الإدارة والمحاسبة، لتلبية الاحتياجات المالية الخاصة بالمشروع.
غالبًا ما يتم تضمين برنامج محاسبة المشاريع في حلول أتمتة الخدمات المهنية (PSA) أو حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، ويقوم بإدارة التكاليف والفوترة والإيرادات للأعمال القائمة على المشاريع.
يمكن للشركات الصغيرة أحيانًا العثور على خيارات خاصة بمحاسبة المشاريع مضمنة في برامج المحاسبة العادية، مما يجعلها قابلة للتطوير.
كما وتقوم الشركات أيضًا بشراء نظام محاسبة المشروع لأنه يوفر الوقت والمال، ويمكن أن يساعد في تحسين هوامش ربحها.
كل هذا يؤدي إلى انخفاض تكاليف الأعمال، وعائد جيد على الاستثمار في البرامج، وعملاء أكثر سعادة.
حيث يمكن أن يستغرق إعداد الفواتير والتواصل مع الأقسام والمواقع الجغرافية الأخرى وقتًا طويلاً ويسبب مشكلات في سير العمل.
علاوة على ذلك، يمكن أن تواجه المشاريع مشكلات تتعلق بتقارير الاعتراف غير الدقيقة بالإيرادات.
كيفية شراء برنامج محاسبة المشاريع
الميزات الأساسية لبرنامج محاسبة المشاريع هي:
- طرق عرض الجدول الزمني: يعد التكامل مع النظام الذي تستخدمه شركتك للجداول الزمنية أمرًا بالغ الأهمية. ساعات العمل تساوي الأموال التي تنفق على المشروع. تخبر هذه الجداول الزمنية المديرين بعدد الساعات التي قام الموظفون بترميزها لمشاريعهم وتحافظ على تحديث الميزانية والجدول الزمني.
- إدارة الموارد: تخبر معلومات الموارد مدير المشروع بمدى التوفر والمهارات التي يتمتع بها لمشاريعه. ويستخدمون هذه التفاصيل لضبط الموارد التي يستخدمونها في المشروع بناءً على مكان وجودهم في المخطط الزمني للمشروع واحتياجاته.
- إعداد الميزانية: تعتمد الميزانية على ما قررت الشركة أنه يمكنها تحقيقه وما تخطط لتحقيقه.
- التنبؤ: يجب أن يتمتع مديرو المشاريع بالقدرة على تحديث التوقعات بسرعة وسهولة لضمان وجود اتصال متسق حول الميزانية وتواريخ الإنجاز وتاريخ الانتهاء.
- إدارة القيمة المكتسبة (EVM): EVM هو مقياس لأفضل ممارسات إدارة المشروع الذي يأتي من سياسات مدير المشروع. أساسيات EVM هي التخطيط والتنفيذ وتقييم الأداء ومراقبة المشروع. على مستوى المهمة، يجب على مديري المشاريع تقييم اكتمال العمل وحساب قيمة القيمة المضافة بانتظام.
- الفوترة: تعد دورة حياة عرض الأسعار إلى الفاتورة مقياسًا ترغب جميع الشركات في تقصيره وتحسينه. ينبغي أن يكون الاعتراف بالإيرادات وإعداد الفواتير بمثابة إجراءات متضافرة. يجب أن تكون قادرًا على مشاركة تفاصيل هاتين الوظيفتين. على سبيل المثال، يجب أن يتم إنشاء الفواتير تلقائيًا مع جميع تفاصيل العميل سليمة ودقيقة بدلاً من مطالبة المحاسب بملئها يدويًا.
- المقاييس والتقارير: يجب أن يوفر نظام البرنامج مؤشرات الأداء الرئيسية التي يختارها مدير المشروع في وقت مبكر من المشروع. يحتاج محاسب المشروع إلى الوصول المنتظم إلى مؤشرات الأداء الرئيسية هذه. توفر لوحات المعلومات، حيث يمكن لأصحاب المصلحة رؤية مؤشرات الأداء الرئيسية بسرعة وسهولة، معلومات جذابة بصريًا.
كيف يساعد النظام المحاسبي SMART ERP في محاسبة المشاريع؟
لدى الشركات الصغيرة احتياجات مختلفة عن المؤسسات الكبيرة وتتطلب حلولاً بسيطة وفعالة من حيث التكلفة.
إنهم لا يحتاجون إلى منتجات تحتوي على أدوات معقدة لن يتعلموها أبدًا، بل يحتاجون إلى شيء يعمل حسب الطلب ويسهل إعداده وتشغيله.
كما ويجب أن تبحث الشركات الصغيرة عن برامج ذات أسعار معقولة وخطط تسعير متنوعة.
يوفر النظام المحاسبي SMART ERP, مجموعة من المميزات التي تساعد في تبسيط وتحسين عملية المحاسبة وإدارة المشاريع بشكل عام.
وفيما يلي بعض من المميزات الرئيسية:
1. تتبع التكاليف
يعتبر تتبع التكاليف من أهم مميزات نظام المحاسبة لمشاريع.
حيث يمكن للنظام تسجيل وتتبع جميع التكاليف المتعلقة بالمشروع بما في ذلك تكاليف المواد الخام والأجور والمعدات والإيجارات والمصروفات العامة. وبذلك يساعد في حساب التكاليف الإجمالية للمشروع ومقارنتها بالميزانية المخصصة.
2. التقارير المالية الذكية
يتيح النظام المحاسبي لمشاريع إنشاء تقارير مالية مخصصة للمشاريع.
كما يمكن إنشاء تقارير عن حالة المشروع وتكاليفه وإيراداته وربحيته.
وتساعد هذه التقارير الإدارة والمسؤولين في اتخاذ القرارات المالية الصحيحة وفي تقييم أداء المشروع.
3. التخطيط المالي
يساعد في التخطيط المالي للمشروعات المستقبلية، ويتيح تحليل البيانات المالية للمشاريع السابقة واستخلاص الدروس المستفادة منها لتحديد التكاليف وتقدير الإيرادات ووضع الميزانيات المالية للمشاريع المستقبلية.
4. توفير الوقت والجهد
بفضل الأتمتة والتكامل مع أنظمة أخرى، يمكن لنظام المحاسبة SMART ERP, توفير الوقت والجهد في إدخال ومعالجة البيانات المالية.
كما يمكن توليد التقارير وإجراء الحسابات بشكل أسرع وأكثر دقة، مما يسهم في زيادة الكفاءة وتحسين الإنتاجية.
5. التحكم في المخاطر المالية
يمكن لنظام المحاسبة لمشاريع توفير آليات للتحكم في المخاطر المالية المتعلقة بالمشاريع.
كما يمكن تحديد النظام لمستويات المخاطر المسموح بها وتنبيه الإدارة في حالة تجاوزها، وبذلك يتيح التحكم في المخاطر واتخاذ إجراءات تصحيحية في الوقت المناسب.
6. التكامل مع الأنظمة الأخرى
مثل نظام إدارة الموارد البشرية ونظام إدارة العمليات ونظام إدارة المخزون، هذا التكامل يسهم في تدفق سلس للبيانات وتجنب التكرار وتحسين تنسيق العمل بين الأقسام المختلفة.
7. التنبؤ والتحليل
يوفر النظام مجموعة من الأدوات والتقنيات التحليلية التي تساعد في التنبؤ بالأداء المالي للمشروع وتحليل البيانات المالية.
كما ويمكن استخدام تقنيات التنبؤ والتحليل لتحديد الاتجاهات والمخاطر المحتملة واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
8. الامتثال للمعايير المحاسبية
يتيح النظام تطبيق المعايير المحاسبية المعترف بها عالميًا وضمان الالتزام بالقوانين واللوائح المالية المعمول بها.
9. الأمان والسرية
يتمتع النظام بمستوى عالٍ من الأمان والسرية للمعلومات المالية، بالإضافة إلى حماية البيانات المالية من الوصول غير المصرح به والتلاعب بها.
10. تطبيق خاص بالمالك
يتوفر في النظام المحاسبي SMART ERP, تطبيق خاص بالمالك للمتابعة اللحظية للتقارير والبييانات المالية، والمشاريع جميعها وذلك من خلال الجوال، وفي أي مكان وأي وقت.
يمكنك التواصل معنا من هنا، لطلب النظام، كما ويتوفر نسخة تجريبية مجانية لمدة 14 يومًا، لتجربة ميزات النظام المحاسبي SMART ERP.
المصادر
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/project-accounting
