تواجه العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة اليوم عقبات تقف في وجه تطورها واستمرارها، منها عدم الوعي بضرورة استخدام النظام المحاسبي المناسب لأعمالها، واقتصار دور المحاسبة على تسجيل عمليات الشركة، فيما تتطلّع شركات أخرى إلى استخدام أنظمة محاسبية متقدّمة، إلاّ أنها تواجه تحديّات عديدة في امتلاك أحد هذه الأنظمة.
وسنستعرض في مقالنا من سمارت لايف أبرز تحدّيات استخدام الأنظمة المحاسبية في الشركات وسبل مواجهتها.
ما هي الأنظمة المحاسبية؟
تُعرّف الأنظمة المحاسبية بأنها الأدوات التي تستخدم في إدارة الأعمال والشركات لتنظيم وتسجيل الأنشطة المالية والمحاسبية، وتتضمن هذه الأنشطة المعاملات المالية، والمبيعات والمشتريات، والرواتب والضرائب، والإيرادات والنفقات.
ما أهمية استخدام الأنظمة المحاسبية في الشركات؟
وتتجلّى أهمية استخدام الأنظمة المحاسبية في تمكين الشركات من التخطيط لمستقبلها، واتخاذ القرارات الصحيحة لتحقيق استثمارها ونموها، بالإضافة إلى تحسين المراقبة المالية والحدّ من الخسائر وضمان التوازن المالي اللازم لاستمرارها.
تحدّيات استخدام الأنظمة المحاسبية في الشركات وسبل مواجهتها
ضمان أمان البيانات المالية
وذلك بتزايد الاعتماد على الأنظمة الرقمية، وازدياد مخاطر الهجمات الإلكترونية واختراق البيانات، مما يعرّض المعلومات المالية الحساسة للخطر، حيث يمكن مواجهة هذه المشكلة بتطبيق بروتوكولات أمان قوية مثل التشفير وجدران الحماية، بالإضافة إلى تحديث الأنظمة المحاسبية بانتظام وتدريب الموظفين على كيفية التعامل مع التهديدات السيبرانية.
السجلات المالية غير الدقيقة
تؤدي السجلات المالية غير الدقيقة أو القديمة إلى مشاكل في الامتثال القانوني والتوازن المالي، مما يتطلّب استخدم نظم المحاسبة المتقدمة لتقليل الأخطاء البشرية، وإدخال البيانات بسهولة، ومطابقتها في وقتها، بالإضافة إلى مطابقة البيانات البنكية مع سجلات المحاسبة بانتظام لكشف الاختلافات.
القوانين الضريبية المعقدة
كما هو معروف، تتغيّر القوانين واللوائح الضريبية بشكل مستمرّ، مما يتطلّب من الشركات التكّيف معها بسرعة لضمان الامتثال، وهذا يمكن أن يكون معقداً ويستغرق وقتاً طويلاً، والحل الأمثل هو استخدام برامج محاسبية محدثة تلقائياً، وتتوافق مع اللوائح الضريبية المحلية، كما يمكن للشركات الاستعانة بمستشارين ضريبيين لضمان الامتثال الكامل.
التكامل مع التقنيات الحديثة
تتطلّب التطورات التكنولوجية تحديث الأنظمة المحاسبية باستمرار، ويكمن الحل في الاستثمار ببرامج محاسبة متقدمة، تمتلك ميزة التحديثات المستمرة والمجانية لمواكبة متغيرات السوق وتلبية احتياجات العملاء.
صلاحيات محدّدة لمستخدمي النظام
ويأتي هذا التحدّي من الحاجة إلى ضمان أن كل مستخدم لديه صلاحية الوصول إلى المعلومات والمهام التي يحتاجها بحسب دوره الوظيفي فقط، دون تعريض البيانات الحساسة للخطر أو السماح بتجاوزات غير مرغوب فيها، وهنا يأتي دور التحوّل إلى استخدام الأنظمة المحاسبية المتقدمة التي تكفل تعيين مستويات مختلفة من الوصول، والقدرة على تنفيذ المهام داخل النظام المحاسبي بناءً على دور كل مستخدم في الشركة.
كيف يدعم نظام SMART ERP إدارة الشركات؟
يناسب النظام المحاسبي ونقاط البيع SMART ERP أي نشاط تجاري، ويعمل على إدارة كافة عمليات المخزون ونقاط البيع والموارد البشرية للمؤسسات الكبيرة والمتوسطة والصغيرة، بسبب كونه نظاماً شاملاً ومتكاملاً من النواحي المحاسبية والمالية والإدارية.
بالإضافة إلى ذلك، يوفر SMART ERP ميزات متعددة، بما في ذلك الفاتورة الإلكترونية وخاصية الربط والتخزين السحابي اللا محدود، وخاصية المتابعة عن بُعد وربط الفروع والمستودعات وجرد المخزون.
لماذا يعدُّ نظام SMART ERP الحلّ الأمثل لإدارة أعمال الشركات؟
– يوفّر النظام واجهات احترافية وسهلة الاستخدام.
– تحديثات دائمة ومجانية.
– دعم فني مجاني 24/7، ومتابعة لحظية مع العملاء، لتقديم الحلول المحاسبية الذكية، للوصول السريع إلى الإنتاجية وتحقيق الأهداف.
– إدارة متكاملة للمخزون والمبيعات والمشتريات والعملاء والموردين.
– أمان بيانات عالي وخصوصية الصلاحية
– التوافق مع احتياجات جميع أنواع الشركات، ويناسب ميزانياتها، بباقات النظام المتعددة.
– تحميل جميع المستندات المالية لحظيًا، مثل الفواتير والمدفوعات والمستحقات.
– تحديث السجلات والتقارير المحاسبية، على أساس منتظم، سواء كانت الإيرادات، والمصاريف، والأصول والخصوم.
– وفرة التقارير المالية الدورية، والمتنوعة، بالإضافة إلى التقارير الذكية، لتحسين الأداء المالي، واتخاذ القرار الصحيح.
– تحليل البيانات المالية، عن طريق القياس والمقارنة، ومتابعة الأداء المالي، عن طريق تقارير مالية مميزة.
– نظام مالي احترافي، وتوثيق محاسبي للعمليات المالية، من خلال قاعدة بيانات مركزية، وربط لحظي بين الفروع المتعددة، والإدارة المحاسبية وإدارة المبيعات والإدارة المالية.
– دعم إصدار الفواتير الإلكترونية وتوافقها مع هيئة الضريبة والزكاة.
– تطبيق خاص بالمالك SMART dashboard، لمتابعة جميع الأعمال من الجوال.
وفي الختام..
وبعد أن سلّطنا الضوء على أبرز تحدّيات استخدام الأنظمة المحاسبية في الشركات، وسبل مواجهتها، وجب القول إنه لا بدّ للقائمين على تلك الشركات بذل كافة الجهود للتغلّب على تلك التحديات، وخاصة في عصر التحوّل الرقمي، واتجاه معظم الأعمال الى استخدام أنظمة محاسبية سحابية تسهّل أعمالها، وتضمن لها التطوّر والاستمرار والمنافسة في السوق.
الأسئلة الشائعة
تشمل الفوائد تحسين دقة البيانات المالية، تسهيل عمليات التدقيق، وزيادة الكفاءة التشغيلية.
تشمل التحديات التكلفة العالية، التعقيد في الاستخدام، وصعوبة التكامل مع الأنظمة الأخرى.
من خلال التدريب المستمرّ للموظفين، اختيار النظام المناسب لاحتياجات الشركة، والاستعانة بخبراء في المجال.
