أصبحت عملية إدارة مخزون المطاعم بكفاءة من أهم عمليات التشغيل، حيث يعمل نظام إدارة المخازن على جمع المعلومات بشكل ذكي، الأمر يسمح للمطعم بمعرفة الطلبات الواردة، وهل تحتاج لزيادة المواد في المخازن أم لا.
وفي مقالنا من سمارت لايف سنتعرّف على أهمية كفاءة إدارة المخزون في المطاعم، وأثر سوء إدارة مخزون المطاعم على العمليات والربحية، مسلّطين الضوء على أفضل الممارسات في إدارة مخزون المطاعم.
مفهوم إدارة المخزون
إدارة المخزون هي عملية تنسيق تدفق المواد، من خلال جهة ما كشركة أو مطعم، في دورة مستمرة من الطلب وتخزين وإنتاج وبيع وإعادة تخزين المواد،.
وعادة ما يتم تنفيذ إدارة المخزون على مستويين: إدارة المخزون الإجمالي وموقع التخزين، وإدارة المخزون على مستوى الصنف.
أهمية إدارة المخزون في المطاعم
تبرز أهمية إدارة المخزون في عدة نواحٍ منها:
- التكاليف: لا بدّ من تقليل ربط رأس المال وتكاليف الاحتفاظ بالمخزون، لضمان الحفاظ على مستويات ملائمة من المخزون وتعزيز التدفق النقدي، والحدّ من الخسائر المتعّلقة بنفاد المخزون.
- تحقيق رضا العملاء : تساعد إدارة المخزون بشكل فعال من قبل أصحاب المطاعم ، على ضمان توفر المنتجات المطلوبة للعملاء في الوقت المناسب، مما يعزز رضاهم ويحافظ على ولائهم للمطعم.
- تعزيز كفاءة سلسلة التوريد: تسهم إدارة المخزون في تسهيل عملية التوريد، مما يضمن تدفقاً سلساً للمواد والسلع، ويحدّ من تأثير التأخيرالذي يمكن أن يتعرّض له أصحاب المطاعم.
- تقليل المخاطر : يمكن للمطاعم تقليل مخاطر التقلبات الغير متوقعة في الطلب أو العرض، بفضل استخدامها استراتيجيات المخزون الآمن، مما يحميها من الخسائر المالية.
- اتخاذ القرارات: تساعد البيانات الدقيقة حول المخزون أصحاب المطاعم على اتخاذ قرارات صحيحة تدعم التخطيط والتنبؤ بشكل أفضل.
- تعزيز الكفاءة: تستطيع للمطاعم زيادة كفاءتها التشغيلية وتحسين أدائها باستمرار بفضل استخدام تقنيات الأتمتة والتبسيط فيإدارة المخزون.
- الميزة التنافسية: يمكن لأصحاب المطاعم الاستجابة بفعالية لتغيرات السوق وتحقيق الأهداف التنافسية التي تؤمن لهم مكانة متقدمة في السوق، وذلك من خلال اعتماد استراتيجيات متطورة لإدارة المخزون.
أثر سوء إدارة مخزون المطاعم على العمليات والربحية
- زيادة التكاليف: عندما لا تتم إدارة المخزون بشكل جيد، يمكن ذلك أن يؤدي إلى شراء كميات زائدة من المواد الخام، مما يزيد من تكاليف التخزين والتبريد.
- الهدر والتلف: يؤدي المخزون الزائد إلى تلف المواد الغذائية وانتهاء صلاحيتها، مما يزيد من الهدر ويقلل من نسبة الربح.
- نقص المواد الخام: يمكن أن يؤدي نقص المخزون إلى نقص في المواد الخام اللازمة لتحضير الوجبات، مما يؤثر على القدرة على تلبية طلبات العملاء وتراجع المبيعات.
- تدني جودة الخدمة: تؤدي سوء إدارة المخزون إلى التأخير في تحضير الوجبات، مما يؤثر على تجربة العملاء ويقلل من رضاهم.
- إرهاق العاملين: تخلق الفوضى الموجودة في المخزون صعوبة في العثور على المواد الخام، مما يزيد من إرهاق العاملين ويقلل من كفاءة العمل.
- الضرر بسمعة المطعم: فتقديم وجبات غير طازجة أو عدم القدرة على تلبية طلبات العملاء، يمكن أن يؤثر سلباً على سمعة المطعم، ويقلل من ولاء العملاء وعودتهم لتكرار التجربة.
أفضل الممارسات في إدارة مخزون المطاعم
مراقبة المخزون:
يجب على القائم بإدارة أعمال المطعم متابعة مخزون المطعم بشكل دوري ودائم، قبل القيام بشراء مخزون جديد، وذلك بالاستعانة بأحد أنظمة إدارة مخزون المطاعم التي تقوم بحساب كميات المخزون في بداية ونهاية اليوم، وتخبره بالمتبقي في المخزن.
إدارة المواد الخام:
هناك عدة نقاط تساعد أصحاب المطاعم على استخدام مخزونهم بكفاءة وهي:
- استخدام أسلوب التخلّص من المواد الأقدم أولاَ، والاعتماد على مبدأ تخزين الحدّ الأدنى من المواد سريعة التلف.
- اعتماد نهج شراء المنتجات الموجودة ضمن القائمة الموسمية في المطعم، مما يساعد على جذب العملاء بقائمة جديدة وبالتالي تجنّب الهدر.
- شراء برنامج قوي لإدارة المخزون، للتمكّن من تحديد حد أدنى للمواد المخزنة وإرسال رسالة تلقائية للبريد الالكتروني لقسم المشتريات لتذكيرهم بشراء النواقص. كما أن الاشعارات تفيد في تحديد المواد التي تحتاج لشرائها بشكل متكرر.
حساب تكاليف الطعام:
لا بدّ من تسجيل وصفات الطعام في برنامج نقاط البيع ، بالإضافة الى حجم الحصص اللازمة من كل مكون.
وذلك لتقدير المواد الخام المطلوبة وحساب تكلفة كل طبق، وتؤدي إدارة الوصفات أيضا لتقليل الاختلاس في المطبخ.
كما يمكن للمطاعم أيضًا الحصول على تقدير لإجمالي تكاليف الوصفات بمساعدة ميزة تحديد تكلفة الوصفات في برنامج نقاط البيع.
إدارة المطبخ مركزياً:
عند استلام المخزون، يجب على المطاعم فحص ووزن المواد بحثًا عن أي تلف أو نقص، ويمكن لأحد فروع المطعم الذي يستقبل المخزون تسجيل ملاحظات استلام البضائع التي تفيد بأن المخزون قد تم استلامه، وفي حالة فقد المخزون أو تلفه، يمكن ذكر ذلك في الملاحظات.
مراقبة زمن الصلاحية:
كل مادة في مخزون المطعم لها مدة صلاحية محددة، لذلك من الضروري إدارة العمر الافتراضي للمواد سريعة التلف.
فتخزين الأرز يختلف عن تخزين الدواجن على سبيل المثال، لذلك يجب تحديد المدة التي يمكن خلالها الحفاظ على المادة واستخدامها لاحقًا، قبل الحاجة إلى الاستبدال.
تحديد المهام والصلاحيات:
تسهم ميزة التباين في نظام نقاط البيع على اكتشاف التباين في المخزون، وبالتالي منع موظفيك من السرقة.
كما يمكن استخدام ميزة المهام والصلاحيات الخاصة بنقاط البيع، التي تسمح بتحديد مهام كل موظف وتسجيل جميع أنشطة المستخدم تلقائيًا.
إنشاء التقارير:
تعتبر التقارير والتحليلات، ميزات لا غنى عنها في برنامج إدارة مخزون المطاعم.
وتساعد أيضاً هذه الميزة في تحليل حركة المخزون، وإنشاء تقارير مفصلة بناءً على استهلاك المخزون، بالإضافة إلى مراقبة المخزون والحفاظ على الدقة.
كيف يدعم نظام SMART R&C إدارة مخزون المطاعم بكفاءة؟
يدعم نظام إدارة المطاعم والكافيهات SMART R&C إدارة مخزون المطاعم بطريقة ذكية واحترافية،
وتبقيهم على اطلاع كامل بالمواد والمنتجات في مطعمهم بسهولة، حيث يمكن من خلال النظام:
- التتبع لحظي للمنتجات في المخزون
- إشعارات فورية عند أي نقص في المخزون
- إدارة تكاليف المنتجات وتحليل البيانات لزيادة الربحية.
- تقارير مخصصة وتحليلات ذكية حول حركة المخزون.
- المحافظة على مخزون مستمر مع تنبيهات دائمة لكميات وصلاحية الأصناف.
- جرد المخزون إلكترونيًا وبشكل صحيح مع قائمة الجرد المخزني.
- الدورة المستندية للمخزون بكافة عملياتها.
- مراقبة التحويلات المخزنية بين الفروع والمستودعات.
وفي الختام:
جميع الإجراءات السابقة تقودنا إلى استنتاج مفاده: أن كفاءة إدارة المخزون في المطاعم، وتقديم الخدمة الجيدة للعميل بالسرعة والجودة المطلوبة، تنعكس على تشغيل مطعم ناجح، وتشجّع العملاء على تكرار تجربتهم، الأمر الذي يؤدي لزيادة مبيعات المطاعم وتحقيق الأرباح.
الأسئلة الشائعة
الفوائد تشمل التكاليف، تحسين دقة المخزون، وزيادة رضا العملاء.
تكلفة التنفيذ، الحاجة إلى تدريب الموظفين، والحاجة إلى التكنولوجيا الجديدة.
باستخدام أنظمة إدارة متطورة، تدريب الموظفين، وتحليل البيانات لتحسين العمليات.
تساعد التكنولوجيا على تتبع المخزون بدقة، تقليل الفاقد، وتحسين الكفاءة العامة.
تقليل التكاليف، تحسين دقة المخزون، وزيادة رضا العملاء من خلال توفير منتجات طازجة مستمرة.
